Guide de la Procédure Administrative et des Structures

Les quatre fonctions de la procédure administrative

La procédure administrative est habituellement divisée en quatre fonctions de base :

• Planification : consiste à établir les objectifs à atteindre et à concevoir les activités pour les atteindre.
• Organisation : cette fonction permet de définir les relations appropriées entre les parties d'une société et les gens qui y travaillent.
• Direction : la fonction de gestion gère le personnel d'une entreprise et vise à atteindre le meilleur rendement possible à partir du modèle.
• Contrôle : en utilisant cette fonction, on compare les résultats avec les objectifs fixés dans la phase de planification.

Le rôle de la planification et l'organisation formelle

Rôle de la planification

Le rôle de la planification consiste à fixer des objectifs, élaborer des stratégies pour les atteindre, définir les politiques de l'entreprise et fixer les critères de décision, toujours avec l'intention d'atteindre les objectifs de l'entreprise.

Organisation formelle

L'organisation formelle est définie comme une structure intentionnelle, définie et identifiée dans l'entreprise, qui place chacun de ses éléments dans le lieu le plus commode. Il s'agit d'une structure à laquelle les gens doivent s'adapter dans le cadre de l'entreprise et coopérer pour atteindre leurs objectifs prédéterminés.

Les modèles de structure d'organisation

A) Modèle hiérarchique ou linéaire : il est basé sur le principe du commandement, c'est-à-dire que tous les membres de la société dépendent d'un supérieur hiérarchique qui donne les ordres et ne peut qu'en recevoir.

• Avantages : simplicité, autorité et rapidité.
• Inconvénients : manque d'expertise de la part des gestionnaires, concentration excessive des pouvoirs et manque de motivation de ses subordonnés.

B) Modèle fonctionnel : caractérisé par l'existence de spécialistes qui consacrent tous leurs efforts à une tâche particulière de l'activité de l'entreprise. Hiérarchiquement au-dessus, il peut y avoir plusieurs chefs ou gestionnaires.

• Avantages : la société peut avoir des spécialistes et les employés sont affectés exclusivement à leur spécialité.
• Inconvénients : les employés peuvent recevoir des ordres de plus d'un chef, parfois contradictoires.

C) Modèle en ligne et conseil (Staff) : caractérisé par une structure centrale soutenue par des services de conseil, qui servent à aider et conseiller, mais n'ont aucune autorité au sein de l'organisation.

• Avantages : permet l'intervention de spécialistes qui conseillent les différents départements, et l'on ne prend les ordres que d'un seul chef.
• Inconvénients : les décisions sont lentes, il peut y avoir des conflits de relations entre le personnel et les départements, et ils représentent un coût supplémentaire pour l'entreprise.

D) Modèle en comité : caractérisé par la coopération de plusieurs personnes pour assumer l'autorité et la charge.

• Avantages : les décisions sont prises à partir de différents points de vue, ce qui permet une participation globale à chaque décision.
• Inconvénients : prend beaucoup de temps pour prendre des décisions et, lorsqu'elles sont prises, c'est parfois par compromis ou par amitié.

E) Modèle matriciel : propre aux sociétés industrielles, il consiste à combiner au moins deux variables organisationnelles, telles que les rôles et les projets qui sont liés par des relations d'autorité. L'une des deux autorités est souvent supérieure à l'autre.

• Avantages (Adéquation) : une organisation souple et une nouvelle méthode, tout en maintenant une structure habituelle.
• Inconvénients : il est nécessaire de coordonner toutes les personnes impliquées dans un projet ; de plus, des conflits peuvent surgir entre les différents directeurs.

Les organigrammes : définition et classifications

Les organigrammes sont la représentation graphique de la structure de l'organisation de l'entreprise et révèlent les principales caractéristiques de cette structure.

Classification par la forme

• Organigrammes verticaux : ont pour objectif de souligner la chaîne de commandement ; les positions avec le plus d'autorité sont aux niveaux les plus hauts et, en dessous d'elles, se trouvent les subordonnés.
• Organigrammes horizontaux : ils ont les mêmes éléments que l'organisation verticale, mais les postes de contrôle sont généralement placés à gauche et les unités subordonnées à droite.
• Organigrammes radiaux : essaient de créer un impact visuel pour détecter les niveaux de gestion supérieurs.

Classification selon leur objet

• Information administrative : donne une vision globale de l'information de l'entreprise.
• Analyse organisationnelle : montre la structure entière de l'organisation de la société.

Classification en fonction de leur extension

• Organigrammes généraux : ils peuvent refléter la structure globale de l'entreprise.
• Organigrammes détaillés : informent sur l'organisation d'un département particulier de la société.

Classification en fonction de leur contenu

• Diagrammes structurels : ne montrent que les unités qui forment la société et leurs relations.
• Plan d'organisation : représente les personnes.
• Organigrammes fonctionnels : ils reflètent la façon dont est constituée chacune des unités.

L'organisation informelle au sein de l'entreprise

L'organisation informelle peut être définie comme l'ensemble des relations personnelles et sociales qui ne sont pas prédéterminées par la direction ou l'organisation de la société, mais qui surgissent spontanément à mesure que les gens s'associent les uns aux autres.