Guide de rédaction des documents administratifs officiels
L'office administratif
Il s'agit du document utilisé par les agences ou les unités de l'administration publique, aux niveaux régional et local, afin de communiquer les unes avec les autres.
Structure de l'office
Les parties qui composent l'office sont :
- L'accueil (en-tête).
- Le contenu.
- La partie finale.
Le début (En-tête)
Le début contient les éléments suivants :
- En-tête : Nom du ministère et/ou d'un organisme public, d'une unité ou d'un organe administratif.
- S/Réf., N/Réf. : Lettres ou chiffres qui indiquent le lieu d'origine ou de destination. La référence est enregistrée par l'émetteur (N/Réf.). Lorsqu'on y répond, on écrit à la fois la référence reçue et la référence de réponse (S/Réf., N/Réf.).
- Objet : Doit être écrit de manière brève et claire pour indiquer la raison du courrier.
Les paragraphes S/Réf., N/Réf. et l'Objet doivent de préférence être rédigés en caractères gras.
Le contenu
Le contenu est un énoncé clair et bref de ce que vous souhaitez communiquer.
La partie finale
La dernière partie doit être composée de plusieurs éléments :
- Lieu : Ville où est situé l'organisme public qui délivre le document.
- Date : Jour, mois et année de signature. Elle doit être exprimée en toutes lettres, par exemple : 8 janvier 2009.
- Qualité du signataire : Identification de la charge, comme « Directeur provincial » ou « Chef de bureau ».
- Signature : Paraphe du responsable.
- Identification du signataire : Nom et prénom.
- Destinataire : Titre ou fonction du destinataire, et nom de l'organisme ou du corps auquel il appartient (par exemple : M. le Chef du Département du personnel de la ville de Palma de Majorque).
La note interne
Il s'agit du document utilisé pour communiquer entre départements ou unités au sein d'une même entité. Elle concerne les instances supérieures telles que les ministres, les secrétaires d'État, les secrétaires généraux et les sous-secrétaires.
Structure de la note interne
Les pièces constitutives de la note interne sont les suivantes :
- L'accueil.
- Le contenu.
- La partie finale.
Le début
Au début, on retrouve les éléments suivants :
- En-tête : Nom du ministère et/ou de l'organisme public, de l'unité ou de l'organe administratif.
- Lieu et date : Lieu et date de délivrance.
- S/Réf., N/Réf. : Références d'origine ou de destination de la note interne.
- De (Expéditeur) : Nom de l'expéditeur qui a signé la note interne, incluant sa profession ou fonction.
- À (Destinataire) : Nom du destinataire et sa position.
- Objet : Brève description des raisons de la note de service interne.
Les paragraphes S/Réf., N/Réf., De, À et Objet doivent de préférence être rédigés en caractères gras.
Le contenu et la fin
Le contenu consiste en une exposition brève et claire du motif du document. La fin contient la signature de la personne ou l'indication de la position de l'expéditeur.
La notification administrative
La notification est le processus par lequel l'organisme compétent informe l'intéressé d'une résolution ou d'un accord.
Phases de la notification
Dans le processus de notification, on distingue deux phases :
- Les rapports de gestion.
- La notification pratique.
La gestion de la notification doit être complétée dans les dix jours suivant la date à laquelle l'acte a été délivré par l'autorité compétente.
La pratique de la notification est effectuée par un agent (judiciaire, officiel des postes, etc.) ou par un moyen téléinformatique (télécopie, courrier électronique) à l'adresse fixée par la personne concernée.
Le document qui informe le citoyen d'une communication est appelé accréditation de la notification (ou preuve de signification).
Structure de l'accréditation de notification
- L'accueil.
- Le contenu.
- La partie finale.
Le début
L'en-tête contient le nom de l'organisme public ou du ministère. En ligne distincte, la mention « PREUVE DE SIGNIFICATION » apparaît en lettres capitales.
Le texte de début précise la base juridique de l'accréditation, le document signalé, la date d'exécution et l'identification de la personne ou de la raison sociale notifiée.
Le contenu
Le contenu doit inclure :
- Lieu : Le domicile ou le lieu où l'avis est donné.
- Moyen : Le support utilisé (fax, service postal, messagerie privée, etc.).
- Circonstances de l'avis signifié : Identification du réceptionnaire, nom, date et signature. En cas de refus, les motifs doivent être précisés.
- Circonstances de non-pratique : Si le lieu est inconnu ou la notification impossible, cela doit être inscrit ici.
La partie finale
- Lieu et date : Moment où l'accréditation est établie.
- Signature : Paraphe du responsable de la notification indiquant sa position (employé des postes, huissier, etc.).
Publication ou annonce
La publication ou l'annonce est un acte physique consistant à insérer un acte administratif dans un journal officiel (BOE, bulletins d'autonomie), sur un tableau d'affichage ou dans d'autres médias de communication.
La demande administrative (L'application)
C'est le document par lequel un citoyen ou une organisation sollicite l'action d'un organe administratif pour satisfaire des revendications basées sur un droit ou un intérêt légitime.
Structure de la demande
- L'accueil.
- Le contenu.
- La partie finale.
Le début
- Nom du demandeur ou de son représentant.
- Numéro d'identification du requérant (NIF/NIE).
Si le demandeur signe au nom d'une entité, il doit ajouter : « Au nom de [Nom de l'entreprise], CIF [Numéro] et établie à [Adresse complète] ».
Le contenu
- Exposé des motifs : Explication des raisons de la demande sous forme de liste (Premier, Deuxième, Troisième...). On ajoute ensuite la mention : « Selon tout ce qui précède ».
- Requête (Requis) : Expression claire de la pétition (Premier, Deuxième...).
L'énumération de l'exposé et de la demande est de préférence en caractères gras.
- Pièces jointes (Ins.) : Documents nécessaires accompagnant la demande ou informations complémentaires fournies par le requérant.
La partie finale
- Moyen de communication préféré : Pour recevoir la réponse (lettre, informatique, fax, etc.).
- Localisation : Adresse de réception de la notification.
- Lieu et date de la demande.
- Signature du demandeur ou de son représentant.
- Identification de l'organisme : Entité administrative destinataire.
La déclaration sur l'honneur
C'est un document où des particuliers ou organisations attestent de l'authenticité de faits ou de situations auprès d'un organisme public.
Exemples et structure
Exemple : Une déclaration attestant qu'un contribuable n'a reçu aucune subvention ou qu'il a perdu un certificat fiscal.
Structure de la déclaration
- Accueil : Nom, prénom, NIF, adresse complète. Si applicable, mention de la société représentée (Nom, CIF, Siège social) et motif de la déclaration.
- Contenu : Le mot DÉCLARE suivi de l'énumération des faits (Premièrement, Deuxièmement...).
- Final : Lieu, date (forme longue) et signature.
Exemples de cas pratiques
- Demande adressée au Maire de Bilbao, au nom des voisins de Baracaldo, pour le pavage d'une rue impraticable.
- Demande de prorogation adressée au Colonel en chef pour une deuxième année à l'École de génie industriel de Barcelone.
- Demande de participation à un concours d'adjoint administratif adressée au Directeur général de l'épargne d'Albacete par M. Angel Sanz González.
- Demande d'autorisation pour installer une usine de conserves à Tudela, adressée à la délégation de l'industrie de Navarre par Jupiter SA (Directeur : M. Octavio Benevi).