Guide des Réunions Efficaces : Définitions et Concepts de Base
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Réunions et Concepts de Base (24/01/11)
Introduction
Les exigences du travail moderne impliquent que nous soyons prêts à travailler en équipe. Pour cette raison, l'équipe doit se réunir fréquemment afin d'organiser le travail, de vérifier l'avancement des tâches de chacun de ses membres, et de partager des informations entre les différents groupes, etc.
Qu'est-ce qu'une Réunion ?
En tant qu'êtres sociaux, les humains ont tendance à se rassembler et à interagir. Dans le monde du travail, nous parlons de réunions.
Les raisons pour lesquelles les réunions ont lieu dans le milieu professionnel sont très diverses :
- Résoudre les problèmes entre les individus et les collectifs.
- Obtenir ou transmettre des informations.
- Encourager les contacts entre les employés.
- Générer de nouvelles idées au sujet des produits ou des services.
- Développer des formations.
- Prendre des décisions.
Il est essentiel de motiver les personnes concernées, en gardant à l'esprit les intérêts de la majorité lors de l'organisation.
Concepts et Définitions
Selon le Dictionnaire de la langue catalane, la séance est :
« L'action de recueillir ou de collecter, groupe de personnes rassemblées. Une réunion de circonstances. Une assemblée des membres. Une réunion publique. »
Selon Christine Watt, les réunions sont définies comme :
« Des groupes de personnes ayant des intérêts communs, temporairement unis en un seul endroit pour prendre des décisions, progresser ou en savoir plus. »
Caractéristiques d'une Réunion
Une réunion se caractérise par :
- Elle comprend un groupe de personnes (deux sont suffisantes pour aborder la question).
- Les sujets sont liés par un thème commun sur lequel le dialogue doit permettre de parvenir à un accord.
- Elle nécessite un processus organisé, impliquant des étapes allant de la préparation jusqu'à la conclusion.
- Les participants doivent partager un temps de réunion défini.
- Elle nécessite un lieu propice à son bon déroulement.
En d'autres termes, une réunion est :
« Le processus par lequel des personnes se rencontrent dans des circonstances particulières pour aborder des sujets divers et atteindre des objectifs variés. »