Maîtriser Excel et Access : Guide des Fonctions Essentielles

Microsoft Excel : Concepts de Base

1. Qu'est-ce qu'Excel et à quoi sert-il ?

Excel est une feuille de calcul du pack Microsoft Office. Il s'agit d'un ensemble de données et de formules disposées en rangées et en colonnes. Les feuilles de calcul sont largement utilisées dans le monde financier, etc. Nous pouvons créer des graphiques statistiques sur n'importe quel ensemble de données.

2. Décrivez les 3 façons de faire une somme dans Excel

1. Faites un clic sur la cellule où vous souhaitez que le résultat apparaisse. Choisissez l'outil Somme (le logo Σ) dans la barre d'outils standard, sélectionnez la plage avec la souris et appuyez sur Entrée.
2. Faites un clic sur la cellule, écrivez le signe égal (=) suivi de la formule que vous souhaitez calculer, et appuyez sur Entrée.
3. Dans la barre d'outils étendue, choisissez fx (Insertion de fonction) et sélectionnez la fonction souhaitée.

3. Qu'est-ce qu'une référence relative ?

Pour calculer le produit N * X dans la cellule D5, nous écrivons =A5*B5. Ceci est une référence relative. Cela signifie que si nous copions cette formule dans la cellule D6, Excel écrira automatiquement la formule =A6*B6.

4. Que signifie l'affichage "#######" dans une cellule ?

Cela nous indique que tout le contenu de la cellule ne rentre pas dans l'espace disponible et que nous devons augmenter sa largeur.

5. Comment trier les données par colonne (croissant/décroissant) ?

Nous pouvons classer les données dans une feuille par n'importe laquelle de ses colonnes, en ordre croissant ou décroissant. Sélectionnez les données et choisissez dans le menu Données / Trier.

6. Comment effectuer différentes sélections dans Excel ?

• a) Une cellule : Faites un clic sur la cellule elle-même.
• b) Une ligne : Faites un clic sur le numéro de l'en-tête.
• c) Plusieurs lignes suivies : Faites un clic sur le numéro de l'en-tête de la première ligne et faites glisser jusqu'à la dernière (ou inversement).
• d) Plusieurs lignes non suivies : Faites un clic sur le numéro de l'en-tête d'une ligne, puis appuyez sur la touche CTRL et, en la maintenant enfoncée, faites un clic sur chacune des autres lignes.
• e) Une colonne : Faites un clic sur la lettre de l'en-tête.
• f) Plusieurs colonnes suivies : Faites un clic sur la lettre de l'en-tête de la première et faites glisser jusqu'à la dernière (ou inversement).
• g) Plusieurs colonnes non suivies : Faites un clic sur la lettre de l'en-tête d'une colonne, appuyez sur la touche CTRL et, en la maintenant enfoncée, faites un clic sur chacune des autres.
• h) Une plage (Gamme) : Faites un clic dans la cellule d'un des sommets et faites glisser jusqu'à l'autre sommet du rectangle.
• i) Sélections diverses : Sélectionnez la première zone, appuyez sur CTRL et, en la maintenant enfoncée, continuez à sélectionner le reste.

7. À quoi sert l'outil "Insérer une fonction" (fx) ?

Il présente une boîte de dialogue avec les fonctions regroupées par catégories. Lorsque vous choisissez une fonction, sa syntaxe, ses arguments et une explication sont affichés dans le bas de la fenêtre.

8. Qu'est-ce que la poignée de recopie et à quoi sert-elle ?

Elle sert à remplir une plage de cellules de manière automatique. Si la cellule contient un nombre, une date ou une heure qu'Excel peut étendre en série, les valeurs sont incrémentées au lieu d'être simplement copiées.

Microsoft Access : Gestion de Bases de Données

1. Qu'est-ce qu'Access et à quoi sert-il ?

C'est un logiciel qui vous permet d'organiser différents types d'informations. Les composants les plus importants d'une base de données Access sont : les tables, les requêtes, les formulaires et les rapports.

2. Que sont les tables ?

C'est la manière dont les bases de données organisent l'information en interne. Une table se compose de lignes et de colonnes.

3. Enregistrements et champs dans une table (Exemple)

• Enregistrements (Lignes) : Ce sont les fiches que nous mettons dans la table, c'est-à-dire l'ensemble des caractéristiques qui définissent chacun des éléments appartenant à la table. Ce sont chacune des lignes de la table.
• Champs (Colonnes) : Il s'agit d'une caractéristique commune à tous les enregistrements. Ce sont chacune des colonnes de la table. Exemple : Titre, Auteur, Date, etc.

4. Qu'est-ce qu'une requête ?

Une requête permet de sélectionner une ou plusieurs tables ou requêtes dans une base de données, de choisir un certain nombre de champs, de fixer des conditions pour ne sélectionner que les enregistrements qui les vérifient, et de les présenter dans un ordre déterminé. Elle donne du pouvoir aux bases de données.

5. Quels sont les types de requêtes dans Access ?

• Requêtes de sélection : Choisissent un groupe d'enregistrements d'une ou plusieurs tables.
• Requêtes croisées : Regroupent des données en catégories et montrent les valeurs dans un format compact similaire à une feuille de calcul.
• Requêtes de création de table : Créent une nouvelle table avec tout ou partie des données des autres tables.
• Requêtes de suppression : Suppriment des enregistrements d'une table.
• Requêtes d'ajout (ou d'insertion) : Ajoutent un groupe d'enregistrements à une table.
• Requêtes de mise à jour : Effectuent des changements dans les données d'un groupe d'enregistrements.

6. Actions possibles sur les tables (Liaison, Publication, Analyse)

• a) Liaison Word : Permet la liaison de données à un document Word existant ou nouveau.
• b) Publication Word : Crée un document Word équivalent à l'élément sélectionné, souvent au format RTF.
• c) Analyse Excel : Exporte les données vers un classeur Excel afin que nous puissions effectuer toutes les analyses souhaitées dans Excel.

7. Que sont les formulaires ?

Ils servent à présenter les enregistrements d'une table de manière pratique et élégante. Ils se caractérisent par l'utilisation d'une fenêtre unique pour afficher les champs d'un seul enregistrement.

8. Que sont les filtres dans Access ?

Ils servent à sélectionner les enregistrements qui répondent à une propriété spécifique. Lorsque nous ouvrons un formulaire, il reflète l'ensemble de la table de la base de données, mais nous souhaitons parfois sélectionner seulement certains enregistrements et non tous. C'est pourquoi nous utilisons des filtres (ou basons le formulaire sur une requête).