Maîtriser la Rédaction des Lettres d'Affaires : Styles, Types et Certificats

Styles de Lettres d'Affaires

Il existe plusieurs styles de lettres d'affaires :

• Moderne
• Moderne Modifié
• Professionnel
• Évolué

A. Style Moderne

Il est aligné à gauche et n'utilise aucune indentation.

B. Style Moderne Modifié

Similaire au style moderne, à l'exception de la formule de salutation finale et de la signature qui sont alignées du centre de la page vers la marge droite.

Si la fenêtre de l'enveloppe est à droite, l'adresse du destinataire sera placée de ce côté.

C. Style Professionnel

Le style professionnel utilise une indentation pour la formule de salutation et le début de chaque paragraphe. Cette indentation est généralement de 1,5 à 2,5 cm, soit 7 à 10 espaces.

Le paragraphe de l'adresse du destinataire apparaît à droite. La formule de salutation finale et la signature peuvent apparaître de différentes manières : soit du centre vers la droite, alignées sur la marge droite, ou même centrées.

D. Style Évolué

Il vise à simplifier le contenu des lettres d'affaires par une approche directe du sujet. Pour atteindre cet objectif, il omet la formule de salutation et la formule de salutation finale, en adoptant le reste de la mise en page de l'un des trois styles décrits ci-dessus.

Classification des Lettres d'Affaires

Bulletins d'Information

Rapports d'Information

• Rapports d'Affaires

  Ce sont des lettres adressées à d'autres entités du même secteur, de la même activité, ou à des établissements de crédit, etc., afin de recueillir des informations sur des clients et/ou fournisseurs, actuels et futurs, concernant des aspects tels que leur développement économique, leur solvabilité ou leurs perspectives.

• Rapports Personnels

  Ces lettres sont adressées à des entreprises auprès desquelles des renseignements sont demandés sur des personnes connues pour fournir des services.

Lettres de Demande

• Demande d'Informations

  Ces lettres sont adressées à des fournisseurs potentiels pour demander des informations sur leurs produits avant de passer une commande.

• Commande Ferme

  Une fois que l'entreprise cliente reçoit les informations du fournisseur, la commande est passée par écrit et signée. Elle doit inclure une description détaillée de la commande, contenant généralement les informations suivantes : type d'article, numéro de pièce, prix unitaire, montant total, modalités de paiement, remises éventuelles, lieu de livraison et de réception.

• Lettres d'Acceptation de Commande

  C'est le type de lettre que le vendeur ou le fournisseur envoie à son client pour communiquer l'approbation ou l'acceptation de la commande passée. Il n'est pas nécessaire de répéter les termes ou conditions de la commande, à moins qu'il n'y ait eu un impact ou une différence dans leurs conditions. Toute modification de la commande doit être immédiatement communiquée au client. En cas de refus de la commande, cela doit être signalé afin que le client ne soit pas offensé et que les relations futures ne soient pas affectées.

• Lettre de Recouvrement de Commande

  Le fournisseur envoie le document ou les documents donnant lieu à la vente, c'est-à-dire la facture commerciale. La plupart du temps, seule la facture ou les factures sont envoyées. Cependant, une lettre peut également l'accompagner comme un avis ou pour rappeler les modalités de paiement.

Lettres de Plainte

• Lettre de Plainte de Commande

  Il s'agit d'une lettre envoyée par le client au fournisseur pour signaler les problèmes, les impacts ou les dommages constatés sur les biens reçus.

  Ces anomalies peuvent concerner différentes raisons : la quantité, une erreur dans la catégorie des envois reçus, des marchandises cassées ou défectueuses, etc.

  Soyez courtois envers le vendeur, mais maintenez un ton de gravité et de fermeté dans l'affirmation faite.

  Si le client a raison dans ses revendications, le fournisseur sera invité à présenter des excuses pour ce qui s'est passé et à apporter des solutions aux dommages causés.

• Lettre de Créance Impayée

  Ce type de document est établi lorsque le client n'a pas respecté les conditions de paiement de la commande.

  La rédaction doit être brève et concise, et la fermeté du demandeur dans le recouvrement du montant dû doit être perceptible. Toutefois, un certain degré de coopération de la part du créancier doit être observé pour parvenir à une solution.

Communications Brèves et Internes

Cette section comprend les lettres ou écrits qui se veulent concis et brefs.

Les principales communications brèves sont :

• Lettre Circulaire (CL)
• Saluda (Lettre de Salutation Formelle)
• Notes Internes

Voici les principales caractéristiques de ces types de documents succincts :

A. Lettre Circulaire

C'est le type de lettre d'affaires que les entreprises utilisent pour communiquer un événement à d'autres personnes ou sociétés, comme les changements d'adresse, de nom, les ouvertures de succursales ou d'agences, le lancement de nouveaux produits, etc. Elles sont également utilisées en interne pour communiquer des questions d'intérêt général telles que les changements d'horaire, la répartition des congés, les procédures de travail, etc. Dans ce cas, la qualité du papier et de l'impression est généralement plus faible.

Ces lettres sont souvent produites en grand nombre, nécessitant l'utilisation de moyens de reproduction appropriés. Les copies doivent avoir l'apparence d'un original pour une approche personnalisée.

La rédaction de la circulaire est similaire à celle des autres lettres d'affaires, mais il convient d'éviter un texte ou un contenu trop long et de s'assurer que les paragraphes sont courts.

En ce qui concerne la mise en page ou les éléments constitutifs, elle est très similaire à la lettre d'affaires en général.

B. Saluda (Lettre de Salutation Formelle)

C'est le type de communication habituellement utilisé par les chefs d'entreprise, les administrations et les institutions publiques pour les raisons suivantes :

• Formule de remerciement
• Invitation à des événements
• Les prises de fonction
• Changement de siège social
• Autres analogues

Les parties constituant une salutation formelle sont :

• En-tête
• Contenu
• Conclusion

L'En-tête doit inclure le titre ou la fonction de la personne qui salue et le nom de l'entreprise ou de l'organisme. Ensuite, le mot Saluda.

Cette partie sera déjà imprimée sur le modèle et centrée sur les marges, qui sont d'environ 4 cm.

Dans la partie Contenu, le texte doit toujours être précédé de la préposition « À », puis indiquer, en lettres capitales, le nom et le prénom du destinataire. Si ces données sont inconnues, elles sont remplacées par la personne à qui s'adresse la salutation, en utilisant « le » ou « la » selon le cas, puis en expliquant la raison de cette salutation.

La partie Conclusion se compose des sections suivantes :

• Nom de la personne qui envoie le message de salutation.
• Phrase de clôture, qui doit être courte et polie.
• Lieu et date de rédaction.

Ce document doit respecter les règles suivantes :

• Toujours être rédigé à la troisième personne.
• L'espacement des lignes doit être double.
• Le contenu doit être bref.
• Ne doit pas être signé.
• Ne porte pas le cachet de la société.
• N'indique pas l'adresse du destinataire.

C. Notes Internes

Ce document permet aux différents départements, sections, etc., d'une même entreprise de communiquer entre eux.

Les parties qui le composent sont :

• En-tête
• Contenu
• Conclusion

La partie En-tête comprend les éléments suivants :

• Nom ou raison sociale de l'entreprise (en-tête). N'affiche pas d'informations comme l'adresse, le téléphone ou l'e-mail, car il s'agit d'une communication interne.
• Date de préparation.
• Le mot « DE » suivi du nom du département ou de la personne responsable de l'envoi de la note.
• Le mot « À » puis le nom du département ou de la personne à qui il est envoyé.
• Un résumé de l'objet de la note.

Le Contenu doit préciser la raison de cette communication. Il doit être écrit en double interligne et les marges doivent être fixées entre 4 et 6 cm à gauche et entre 2 et 4 cm à droite.

La rédaction doit être brève et concise, et la raison de la note doit être exposée de manière très directe. La partie Conclusion se compose de la signature de la personne qui envoie le message.

Selon le système d'organisation des entreprises, les lettres circulaires ou les notes internes peuvent porter la mention « Réf. » ou « N° » qui consiste généralement en un numéro d'ordre suivi des deux derniers chiffres de l'année, et chaque année, la numérotation recommence de manière consécutive. De même, il est possible de s'assurer qu'elles ont été lues par le destinataire ou le bénéficiaire (dans le cas des notes ci-dessus). Par conséquent, pour la diffusion interne, une « note de mouvement » est complétée, document signé par les personnes concernées par le sujet ou le domaine de la circulaire. Pour les notes de service internes, la signature du destinataire sur la copie reçue et transmise à l'émetteur est suffisante. Pour ces dernières, il est souhaitable d'ajouter des mots manuscrits tels que « Bonjour », « Merci » ou « Cordialement ».

L'utilisation du papier comme support physique pour ces deux types de communications internes est en déclin en raison de l'utilisation généralisée par les entreprises de logiciels ou de clients de messagerie avec leur propre traitement de texte. Les avantages, entre autres, sont l'envoi rapide à un ou plusieurs destinataires, la confidentialité ainsi que la traçabilité du message.

Le Certificat

Les entreprises privées et les organismes publics délivrent ou demandent habituellement des documents écrits attestant d'un fait ou d'une situation. Cette attestation est appelée un certificat.

Les raisons de leur rédaction sont généralement diverses : longues heures de travail, ancienneté dans l'entreprise, paiements reçus pendant une période donnée, assiduité à des cours, accréditations de différents types, etc.

Ce certificat doit contenir les éléments suivants, que l'entité émettrice soit publique ou privée :

• En-tête
• Contenu
• Conclusion

Le contenu de chacune de ces parties varie selon que l'entreprise privée ou publique a délivré le certificat.

Dans le cas d'une entreprise privée, le certificat se compose de :

• En-tête

  Doit spécifier le nom ou la raison sociale en capitales, l'entreprise qui délivre le certificat, l'adresse, le code postal, la ville et le téléphone.

• Identification de l'Émetteur

  Doit toujours inclure le nom, en lettres capitales, de la personne qui signe le certificat ou qui est accréditée, suivi de sa fonction dans l'entreprise.

Le Contenu commence par les mots « certifie que » ou « CERTIFIE : » pour ensuite procéder immédiatement aux sections suivantes :

• Identification du Demandeur

  Habituellement, le certificat est délivré à la demande d'une personne et son nom et prénom sont écrits en lettres majuscules. Si le demandeur est une entreprise, son nom doit être écrit.

• Raison du Certificat

  Doit indiquer de manière concise et claire l'objet ou les éléments certifiés qui concernent ou intéressent le demandeur.

• Effets

  Si le certificat est délivré à des fins générales ou non spécifiées, la phrase suivante est écrite : « Et pour servir et valoir ce que de droit à la demande de l'intéressé(e), nous avons signé ce certificat. » Si un usage particulier est demandé, il doit être enregistré dans l'espace prévu par la phrase suivante : « Et pour servir et valoir ce que de droit et pour [préciser l'effet], nous avons signé ce certificat », ou des expressions similaires.

Si rédigé à la première personne, il faut faire attention à l'accord grammatical.

À la Conclusion du certificat, le lieu et la date d'émission sont indiqués, qui peuvent être en toutes lettres (format long : Jour Mois Année), ainsi que la signature de l'émetteur. Les formules de signature ne sont pas nécessaires, ni la mention « Signé : ».

S'il est accompagné du sceau de l'entreprise, celui-ci doit être placé à gauche de la signature, jamais sur la fonction, qu'il s'agisse d'un sceau à l'encre ou d'un sceau à sec (timbres qui sont mis en relief sur le document).

Si l'émetteur est l'administration publique, la mise en page doit être telle qu'énoncée ci-dessous, en suivant les directives du ministère de l'Administration publique.

La partie En-tête comprend les éléments suivants :

• En-tête

  Doit figurer le nom du ministère qui délivre le certificat et la structure organisationnelle (direction générale, provinciale, bureau, unité, etc.).

• Raison

  Indique la raison du certificat, telle que la participation à des cours, des déductions, etc.

La partie Contenu doit préciser :

• Identification de l'Émetteur

  Par son nom et prénom.

• Sa Fonction

• Identification du Demandeur

  Par son nom et prénom ou nom de l'entreprise.

• Objet

  Qui commence par le mot « certifie » pour, sur une ligne distincte, lister les éléments du certificat ou les concrétiser, par écrit :

  1. Premièrement : Que...
  2. Deuxièmement : Que...
  3. Troisièmement : Que...

  Autant de points ou de dossiers que nécessaire.

  S'il n'y a qu'un seul point à certifier, il n'est pas numéroté.

• Effets

  Qui indiquent la raison ou le motif de la demande.

• Durée

  Si le certificat atteste de situations qui peuvent varier au fil du temps, sa durée de validité est exprimée.

À la Conclusion, le certificat doit contenir le lieu et la date de délivrance du document, cette dernière en toutes lettres (forme longue), et la signature de la personne qui le délivre. Il n'est pas nécessaire d'indiquer la formule de signature ni la mention « Signé », car cela est déjà reflété dans le contenu (identification de l'émetteur).

Si l'authentification se fait avec le sceau correspondant, celui-ci ne doit pas dépasser la signature.

Exemples d'Entreprises et Contacts

1. C. COSMO-SA
   Peñalver Conde, 212 3º, 28006 Madrid

   • Gérant : Marcial Torres Poison
   • Directeur des ventes : Maria Valverde Oslo
   • Assistant administratif : Oak Roms Luís
   • Activité : Vente de logiciels et de matériel

2. Commercial Paul
   Plaza Julián Sánchez « El Charro », 12, 37005 Salamanque

   • Propriétaire : Venancio de Paul Saavedra
   • Activité : Vente de matériel informatique et de bureau

3. SAL Mondiale
   Carretera Murcia km 2300, 03650 Pinoso, Alicante

   • Gérant : Manuel Ripoll (Vitriers)
   • Administratif : Jaume Cecilia Carlet
   • Activité : Développement de logiciels

4. Aoiz Digital SA
   Avenue 42, 31004 Pampelune, Navarre

   • Directeur : Fermin Uart Goroabe
   • Chef des ressources humaines : Leide Izcara Alonso
   • Administratif : Ustariz Nicholas Luna
   • Activité : Fabrication de téléviseurs

5. C. Electrodis
   Molina de Fuller, 12, 30007 Murcie

   • Directeur : Alicia Doral Vert Campo
   • Administratif : Mariano Rios Cowboy
   • Activité : Distribution d'appareils électroménagers

6. Vision Techno
   C/ Pío XII, 26, 30802 Lorca-Murcie

   • Responsable des achats : Manuel Ortuño (Mountain)
   • Activité : Vente en gros d'électronique