Management des Stocks et Contrôle Interne de la Paie

Inventaire et Gestion des Stocks

L'inventaire (ou stock) représente les actifs d'une société acquis à des fins de revente dans le même état que celui de l'achat, ou destinés à être transformés en un autre type de biens vendus comme produits finis. Une partie essentielle de l'inventaire est constituée des biens qui sont la propriété de la société et destinés à la vente.

Composition des Stocks

Les stocks peuvent inclure :

• Biens finis achetés à des tiers
• Produits finis
• Matières premières
• Fournitures d'usine (ou de production)
• Emballage
• Matériel
• Marchandises en transit

Contrôle Interne des Stocks

Les stocks représentent souvent la catégorie d'actifs ayant le volume le plus élevé.

1. Les marchandises doivent être protégées contre le vol et les pertes. Il faut assurer leur sécurité physique et garantir que seules les personnes autorisées peuvent y accéder.
2. Lors de l'entrée en stock, les biens doivent être pesés, comptés ou mesurés, et le résultat doit être comparé à la documentation d'accompagnement.
3. Les biens ne doivent être délivrés que sur présentation de commandes fermes et dûment autorisées.
4. Les quantités et les valeurs de toutes les marchandises doivent être enregistrées dans les registres d'inventaire permanent.
5. Les inventaires physiques doivent être rapprochés (carrés) avec les comptes de contrôle respectifs.
6. Les personnes responsables de la tenue des registres auxiliaires de stock doivent être distinctes de celles chargées de la garde physique des marchandises.
7. Les soldes du grand livre auxiliaire devraient être réexaminés périodiquement afin d'identifier les produits obsolètes ou à faible rotation.
8. Un inventaire physique complet de tous les stocks doit être effectué, et les résultats devraient être comparés avec les comptes du grand livre auxiliaire et les registres de contrôle des magasins respectifs.

Systèmes de Gestion des Stocks

Système d'Inventaire Périodique

Ce système est utilisé principalement par les petites et moyennes entreprises (PME). Il ne permet de connaître le montant des stocks qu'après avoir effectué un inventaire physique à une date donnée, suivi de leur évaluation. Il est généralement réalisé une seule fois par an, à la fin de la période comptable. L'inconvénient majeur est qu'il ne permet pas de connaître le profit ou la perte brute réalisée au moment où la société effectue une vente.

Système d'Inventaire Permanent

Ce système permet de déterminer à tout moment la quantité physique et le coût de chaque type d'article détenu en inventaire par la société. Il est facile à gérer car l'inventaire est mis à jour en permanence : il est débité lors de l'achat de biens et crédité lors d'une vente, maintenant ainsi l'équilibre à jour après chaque transaction.

Gestion de la Paie (Rémunération du Travail)

L'activité économique est réalisée par des entités juridiques qui utilisent divers facteurs de production, y compris les ressources humaines. Ces ressources humaines doivent être rémunérées pour leurs services. Cette rémunération est communément appelée la paie ou la rémunération du travail.

Contrôle Interne de la Paie

1. Les éléments suivants doivent être approuvés par des personnes autorisées : le recrutement, les salaires à payer, les déductions effectuées sur la paie, les heures supplémentaires et autres paiements spéciaux.
2. Le dossier de chaque travailleur doit rester inaccessible aux personnes chargées de la préparation de la paie et à celles qui l'approuvent.
3. Des systèmes de pointage (marqueurs/montres) doivent être utilisés pour surveiller le temps travaillé.
4. Il est essentiel de séparer les fonctions suivantes : le contrôle du temps travaillé, la préparation de la paie, le paiement du personnel de paie, et l'embauche ou le licenciement.