Manuel d'Organisation: Rôle, Avantages et Mise en Place

Comprendre le Manuel d'Organisation

Le manuel d'organisation est l'ensemble des règles qui régissent et établissent les relations entre les membres de l'organisation. Il s'agit d'un guide essentiel pour l'organisation. Les relations peuvent être verticales (hiérarchiques) et horizontales (répartition des fonctions).

Dans ce manuel sont définis les objectifs de l'organisation et les fonctions de base de sa gestion. Il permet à chaque membre d'une organisation de savoir ce qu'on attend de lui en termes de fonctions, de tâches, de responsabilités, d'autorité, de communication et de relations, tant au sein qu'en dehors de l'entreprise, afin qu'il puisse comprendre l'organisation et ses différentes composantes.

Facteurs Clés pour l'Élaboration d'un Manuel

Voici les facteurs à prendre en compte lors de la préparation d'un manuel d'organisation :

1. La nature et l'objet du manuel d'organisation.

2. Caractéristiques de l'Organisation

   • Âge de l'organisation
   • Taille de l'organisation
   • État des actifs économiques et financiers
   • Produits
   • Position sur le marché
   • Secteur d'activité
   • Évaluation des ressources humaines et matérielles
   • Forme juridique
   • Volume d'activité
   • Système de commercialisation
   • Personnalité des dirigeants
   • Technologie utilisée par l'entreprise

3. Caractéristiques de l'Environnement

   • Variables politiques, économiques, culturelles et sociales
   • Dynamique du marché
   • Concurrence
   • Situation géographique

4. Principes de Gestion et Administration

   • Politiques générales
   • Objectifs généraux et départementaux
   • Attributions des tâches
   • Équilibre des pouvoirs hiérarchiques et fonctionnels
   • Systèmes de prise de décision
   • Bases de la planification
   • Caractéristiques sociales de l'organisation
   • Système de communication
5. L'organisation formelle est une composante du système. La communication est le processus qui relie ces composantes. Les manuels font partie intégrante de ce processus de liaison et sont une conséquence directe de l'existence de ces structures.

Contenu Essentiel d'un Manuel d'Organisation

Le manuel doit indiquer :

1. La désignation officielle du poste ou du service.
2. L'énoncé des fonctions.
3. La description des tâches courantes.
4. La nature du travail et les différents types de liens, tant au sein qu'en dehors de l'entreprise.
5. Les relations hiérarchiques (qui dépend de qui).
6. Les informations reçues, traitées et émises.
7. Les différents types et niveaux de pouvoir.
8. L'organigramme de l'organisation.

Utilité et Évolution des Manuels d'Organisation

Le manuel sert à intégrer chaque membre de l'organisation. L'organisation doit régulièrement et de manière permanente adapter le manuel à l'évolution de sa structure. Nous devons reconnaître qu'il n'est pas possible qu'un groupe de personnes fonctionne sans règles. En fin de compte, les personnes constituent l'organisation. La manière dont les normes sont élaborées, diffusées et contrôlées aura une incidence sur le succès de ce manuel.

L'existence du Manuel de l'Organisation est le résultat des progrès technologiques qui imprègnent l'organisation, ainsi que de la diversité des rôles et des tâches existantes. Plus la complexité organisationnelle est grande, plus la nécessité de diffuser les objectifs, la structure, les fonctions, les règles et les procédures administratives est impérieuse.

Le Manuel d'organisation n'est pas un document figé. Au contraire, il évolue avec la vie de l'entreprise et suit ses transformations.

Justification et Limites des Manuels d'Organisation

Les manuels sont des outils essentiels pour l'entreprise. Il n'existe pas de taille d'entreprise exacte pour justifier leur existence. En général, la nécessité d'un manuel est indépendante de la taille de l'entreprise. Elle dépendra du degré de complexité et de la bureaucratie de l'organisation. On pourrait aussi dire que dans les petites entreprises, sa caractéristique sociale de petit groupe pourrait rendre sa nécessité moins prioritaire pour l'organisation.

Critères pour Justifier un Manuel d'Organisation

S'il est nécessaire de fixer des critères pour justifier la constitution d'un manuel d'organisation, nous pouvons mentionner les suivants :

• Le nombre de personnel.
• La perte de vision globale de l'organisation.
• Le non-respect des objectifs et des fonctions des différents secteurs.
• Les doutes concernant l'autorité et la responsabilité.
• Le développement de l'organisation dans le cadre d'un plan de croissance.

Ainsi, les fonctions, les responsabilités et le sens de chaque tâche seront clairs à tous les niveaux.

Le Manuel de l'Organisation, comme n'importe quel autre manuel, n'est qu'un outil et ne résout donc pas à lui seul tous les processus qui peuvent se produire dans une organisation. Par sa nature, il n'est pas flexible, car il ne représente que l'organisation formelle. Il s'ensuit que les relations informelles, la véritable vie sociale de l'organisation, n'y sont pas représentées.

Les avantages d'un manuel peuvent aussi devenir des inconvénients. Les problèmes potentiels sont : les changements qui le rendent obsolète et le risque de freiner l'initiative.

« En fin de compte, nous pouvons dire que même s'il ne résout pas toutes les situations de conflit, le manuel est utile. La civilisation et la culture acquièrent leur véritable force lorsqu'elles commencent à prendre la forme de documents écrits, car c'est seulement alors qu'elles peuvent être transmises aux générations futures sous forme d'héritage. »

Portée et Bénéfices des Manuels d'Organisation

En résumé, la portée et les limites des manuels sont les suivantes :

1. Les manuels font partie du processus de communication dans l'entreprise, servant à unifier les différentes composantes de l'organisation, en particulier l'organisation formelle.
2. Dans toutes les organisations, en cas de conflit ou de crise, le manuel est utile pour résoudre les problèmes de compétence, de superposition de rôles, de responsabilités et d'autorité.
3. L'héritage de l'expérience, des compétences et des capacités des dirigeants est naturellement transmis via les manuels.
4. Les manuels aident à la planification, à la coordination et au contrôle de l'entreprise et, dans cette mesure, sont des outils importants pour la gestion.
5. Fournir des informations sur toutes les pratiques commerciales.
6. Assurer la continuité des pratiques acceptées par les gestionnaires.
7. Normaliser ou établir une norme de travail.
8. Assurer une base pour l'examen régulier, ordonné et stable du système.
9. Mettre en place un moyen de coordonner la réception et la transmission des informations.
10. Ils aident tous les responsables à mieux comprendre l'ensemble des besoins de l'entreprise et la manière dont ils exercent les fonctions de chacun de ces regroupements de spécialités, que l'on décrit comme des « zones d'activité ».