Optimisation de la Gestion des Achats et du Contrôle Qualité en Entreprise

Le Shopping de Qualité : Clé de la Performance d'Entreprise

La fonction achat est l'une des clés de la société. Son efficacité et son organisation dépendent des résultats globaux de l'entreprise. Une mauvaise gestion peut entraîner des conséquences significatives :

• L'usine ne reçoit pas le matériel à temps.
• Les clients retournent les produits en raison de défauts dans les matériaux.
• Le magasin accumule des stocks excessifs dus à des achats non maîtrisés.

Ces situations peuvent causer de grandes pertes financières.

Les Fonctions Liées à l'Approvisionnement

Les étapes essentielles de l'approvisionnement incluent :

• Définir les spécifications des produits à acheter.
• Sélectionner les fournisseurs qualifiés.
• Négocier avec les fournisseurs les conditions d'achat.
• Passer les commandes (procurement) si nécessaire.
• Assurer le suivi des commandes pour éviter les retards.
• Réceptionner et tester les produits.
• Payer la facture au fournisseur.

Spécifications des Produits à Acheter

L'entreprise doit avoir des spécifications clairement définies pour les produits à acquérir. Les principaux groupes de spécifications sont les suivants :

Catégories de Matériaux et Fournitures

• Matières Premières : Produits ou matériaux utilisés par l'entreprise pour fabriquer ses propres biens.
• Matières Auxiliaires : Éléments ajoutés durant le processus de fabrication (encre, huile, colle, etc.).
• Matériaux d'Emballage : Nécessaires pour conserver et transporter le produit (pots, palettes, bouteilles).
• Maintenance des Installations : Contrats et fournitures pour l'entretien général de l'équipement de production.
• Études de Marché : Recherche et analyse de produits potentiels.
• Pièces de Rechange : Pièces destinées aux machines en cas de panne.
• Services de Stockage : Services de dépôt et entreposage externes.
• Transport : Transport du produit fini, souvent réalisé par des sociétés externes.
• Équipement de Production : Machines nécessaires à la fabrication.
• Matériels Auxiliaires de Production : Support logistique comme l'électricité, les chariots élévateurs, les courroies, etc.

Fiches Techniques et Cahiers des Charges

Les spécifications d'achat sont formalisées par écrit (cartes ou cahiers) et doivent inclure pour chaque produit :

• Description du Produit : Nom, code d'identification.
• Caractéristiques de Base : Taille, composition, aspect général.
• Caractéristiques de Comportement et Capacité : Durée de vie, résistance, performance.
• Caractéristiques d'Emballage et de Palettisation : Dimensions de la boîte, nombre de boîtes par palette, unités par palette.
• Vérifications à Effectuer : Description des contrôles à réaliser et envoi des fichiers correspondants.
• Service : Caractéristiques du type de transport et de livraison.
• Exigences Administratives et Légales : Permis et licences requis par la réglementation en vigueur.

L'Agrément des Fournisseurs

C'est le processus par lequel une entreprise définit les fournisseurs qualifiés pour fournir des produits ou services. Plusieurs méthodes peuvent être utilisées :

• Audit : Visite sur site pour évaluer des facteurs prédéfinis. Un score est attribué pour déterminer l'acceptation ou le rejet.
• Essai de Comportement du Produit : Le produit est utilisé dans la production propre de l'entreprise. Le fournisseur est validé ou non à la fin de l'essai.
• Approbation par l'Historique de l'Entreprise : Analyse des performances historiques des prestataires ayant déjà travaillé avec l'entreprise (quantité livrée, nombre de livraisons, résultats des tests, etc.).
• Questionnaire d'Approbation : Similaire à un audit, mais sans visite. Un questionnaire est envoyé pour recueillir des informations sur l'activité, l'organisation, les moyens, etc. L'approbation est basée sur les réponses.

Ces processus doivent impliquer des représentants des achats, de la qualité, de l'utilisateur final (production pour les matières premières, stockage pour le transport). Il est crucial de diffuser la liste des fournisseurs agréés à tout le personnel des achats, afin d'éviter les achats auprès de fournisseurs non approuvés.

Évaluation Continue des Fournisseurs

Une fois agréé, le fournisseur fait l'objet d'une évaluation continue pour s'assurer qu'il répond aux exigences de manière permanente. Les critères d'évaluation devraient inclure :

• Qualité des Fournitures Demandées : Mesure si la livraison correspond exactement à la commande, en tenant compte des contrôles et des impacts possibles sur le produit fourni.
• Fiabilité des Délais d'Approvisionnement : Mesure de la complétude des livraisons dans les temps. Ce critère est vital car un retard peut stopper la production.
• Flexibilité du Fournisseur : Degré d'adaptation aux besoins urgents ou imprévus de l'entreprise.
• Fiabilité de l'Information : Évaluation de la relation administrative, de la qualité des offres, de la fiabilité des bons de livraison et des factures.
• Compétitivité des Prix : Évaluation du rapport qualité-prix par rapport aux autres fournisseurs.

Après avoir défini les critères, il faut leur attribuer un poids, car ils n'ont pas tous la même importance. Par exemple :

• Qualité des fournitures : 50%
• Fiabilité de l'approvisionnement : 20%
• Flexibilité du fournisseur : 20%
• Fiabilité de l'information : 5%
• Compétitivité des prix : 5%

Un système de notation doit ensuite être défini pour chaque critère (ex: échelle de 0 à 5). Par exemple, pour la qualité des fournitures sur une échelle de 0 à 5 :

• Score 5 : Aucune non-conformité aux spécifications lors de l'évaluation.
• Score 4 : Infractions entre 1% et 2% des livraisons.
• Score 3 : Infractions entre 3% et 5% des livraisons.
• Score 2 : Infractions entre 6% et 10% des livraisons.
• Score 1 : Infractions entre 11% et 20% des livraisons.
• Score 0 : Infractions de plus de 20% des livraisons.

Enfin, il faut définir la fréquence de l'évaluation (trimestrielle, semestrielle, annuelle) et les mesures à prendre en fonction du score obtenu :

• Score 0 : Le fournisseur cesse d'être agréé. Il devra repasser par le processus d'approbation pour être réintégré.
• Score 1 ou 2 : Le fournisseur est averti par écrit et dispose d'un mois pour corriger ses manquements. S'il ne prouve pas les corrections dans les deux mois, il perd son agrément.
• Score 3 ou 4 : Les fournisseurs sont signalés comme étant en défaut et doivent fournir un plan de correction, avec l'annonce qu'ils devront améliorer leurs performances lors de la prochaine évaluation.

Ces évaluations permettent de sélectionner les meilleurs fournisseurs et d'améliorer progressivement la qualité des approvisionnements. Les résultats doivent être reflétés dans des fiches. Avec les fournisseurs obtenant les meilleurs scores, il est possible de mettre en place des accords de qualité, ce qui réduit les coûts de contrôle grâce à la confiance établie.

Définition des Produits

Un produit est défini par son cahier des charges. La description de ce cahier des charges doit contenir au moins :

• Le titre ou le nom du produit (technique et commercial).
• Les applications du produit et ses moyens d'utilisation.
• Les conditions nécessaires à la fabrication, l'installation, le stockage et l'utilisation (caractéristiques, précautions de stockage).
• Les caractéristiques physiques (taille, composition, dureté, conductivité, etc.).
• Les caractéristiques de fiabilité (conditions d'utilisation, période sans dysfonctionnement).
• Les fonctions de maintenance (formes, méthodes).
• Les méthodes d'essai et critères d'acceptation (instruments de mesure, tolérances).
• La protection et l'emballage du produit (moyens pour le stockage, la manutention et le transport).
• Les informations spéciales et service à la clientèle (toutes informations importantes non listées ci-dessus).

En pratique, cette liste n'est pas exhaustive, mais elle doit couvrir les spécifications les plus importantes qui sont les caractéristiques essentielles du produit.

Contrôle de la Qualité

Le processus de contrôle qualité suit généralement sept étapes :

1. Définir l'objet du contrôle.
2. Choisir les unités de mesure.
3. Établir la valeur normale de la spécification à contrôler.
4. Mettre en place l'instrument de mesure.
5. Effectuer la mesure dans l'unité sélectionnée.
6. Interpréter les différences entre la valeur réelle et la valeur normale (standard).
7. Agir sur les différences constatées.

Le contrôle de la qualité ne concerne pas seulement le produit final, mais l'ensemble du processus de production, de la réception des matières premières jusqu'au produit fini. Pour effectuer un contrôle qualité, une inspection est réalisée.

Inspection

L'inspection est l'évaluation d'une caractéristique du produit. Les actions à inspecter sont :

• Détermination de la propriété à vérifier.
• Mesure ou essai de la qualité de cette fonctionnalité.
• Comparaison de la fonctionnalité mesurée avec le standard.
• Décision concernant la disposition des éléments conformes.
• Décision concernant la disposition des non-conformités.
• Enregistrement des données.

Modalités de Contrôle

Selon les produits, l'inspection peut concerner :

• Des éléments indépendants (vis, plaques, roulements à billes).
• Des parties d'un corps (une coulée d'acier, un vin).

Normalement, l'inspection se fait par lots. L'intensité des inspections peut varier :

• Inspection nulle : Lorsqu'il n'y a aucune garantie, mais que le processus de fabrication assure la conformité.
• Inspection par petits échantillons : Pour vérifier le maintien des conditions.
• Inspection par grands échantillons : Échantillonnage aléatoire.
• Inspection à 100% : Lorsque les produits sont critiques ou complexes et que l'échantillonnage aléatoire n'est pas suffisant.

Le Contrôle par Échantillonnage

L'avantage principal de l'échantillonnage par rapport à l'inspection à 100% est l'économie réalisée, car seule une partie du lot est inspectée. Pour cela, il faut élaborer un plan d'échantillonnage qui identifie :

• La taille du lot (N) : Le nombre total de pièces ou la quantité du lot.
• La taille de l'échantillon (n) : Le nombre de pièces prélevées dans l'échantillon.
• Le nombre d'acceptation (c) : Le nombre maximal de pièces défectueuses toléré pour accepter le lot.

Les lots acceptés poursuivent le processus, mais peuvent faire l'objet d'un traitement spécifique s'ils contiennent des défauts :

• Rejet total du lot.
• Vérification du lot pour supprimer ou réparer les pièces défectueuses.
• Prélèvement d'un deuxième échantillon pour séparation ou réparation.

La Maîtrise de Soi (Auto-Contrôle)

Habituellement, les inspections sont effectuées par des personnes différentes des opérateurs. Les raisons de cette séparation sont :

• La spécification et la connaissance des inspecteurs.
• La séparation des responsabilités.
• La nécessité d'utiliser des équipements de mesure complexes situés dans des laboratoires ou des zones spécifiques de l'usine.

Cependant, cette séparation engendre des inconvénients, comme l'augmentation des dépenses de personnel et la perte de responsabilité personnelle de l'opérateur (sachant qu'un inspecteur corrigera les erreurs). C'est pourquoi on tente de mettre en œuvre l'auto-contrôle, où les travailleurs inspectent eux-mêmes sur le tas.

L'auto-contrôle peut être mis en œuvre si plusieurs conditions sont réunies :

• La charge de travail de l'opérateur permet l'inspection sans négliger ses autres responsabilités.
• La capacité de l'opérateur est suffisante ou il peut acquérir les compétences nécessaires pour l'inspection.
• Il est possible d'utiliser l'équipement de mesure sur le lieu de travail.
• Les résultats de l'inspection n'affectent pas négativement les salaires, le travail ou l'évaluation de la performance du personnel.

La Qualité dans le Magasin et les Expéditions

Pour maintenir la qualité du produit jusqu'au client final, le magasin doit :

• Respecter les spécifications de stockage (conditions environnementales, température, humidité, etc.).
• Fournir les moyens nécessaires pour prévenir la détérioration (locaux de stockage adaptés).
• Mettre en place des méthodes appropriées pour gérer l'entrée et la sortie des produits du stockage.
• Évaluer l'état de conservation à intervalles appropriés.
• Appliquer des moyens d'emballage et de marquage adéquats.

Processus de Contrôle

Un processus est un ensemble d'éléments qui ajoutent de la valeur à une entrée pour fournir une sortie à un client. Pour assurer la conformité aux spécifications, les contrôles portent sur :

• La détection des défauts : Contrôle à 100% du produit ou contrôle statistique par lot.
• La prévention des défauts : Maîtrise Statistique des Procédés (MSP).

Maîtrise Statistique des Procédés (MSP)

La MSP est une méthode axée sur la prévention, intervenant avant l'apparition du défaut. Elle permet de :

• Assurer la conformité du produit aux spécifications, donnant confiance au client.
• Réduire ou éliminer les causes d'apparition des défauts.
• Augmenter la stabilité en évitant les changements brusques de certains paramètres.
• Fournir un retour d'information immédiat à l'opérateur sur l'évolution du processus.
• Réduire les coûts en diminuant les réparations et les rebuts.

La MSP utilise deux outils principaux : l'histogramme et la carte de contrôle.

Histogramme

C'est une représentation graphique du nombre d'occurrences d'une certaine valeur. L'examen de l'histogramme permet de tirer des conclusions sur trois caractéristiques :

• Sa forme.
• Sa position centrale.
• Son niveau de concentration ou de dispersion.

Statistiques de Base

L'histogramme donne des indications approximatives. Pour étudier une distribution plus en détail, on utilise la moyenne arithmétique, l'étendue et l'écart-type.

Moyenne Arithmétique

Le résultat est la moyenne des valeurs obtenues :

$$\frac{(77 \times 3) + (78 \times 8) + (79 \times 18)}{100}$$

Étendue (Range)

C'est la différence entre la plus grande et la plus petite valeur obtenue :

$$R = 84 - 77 = 7$$

Écart-type

C'est la distance moyenne des points par rapport à la valeur moyenne :

$$\frac{(77 - 80.22) \times 3 + (78 - 80.22) \times 8 + (84 - 80.22) \times 2}{100}$$

Les Cartes de Contrôle

C'est une représentation de l'évolution d'un bien au fil du temps. Si un point sort des limites de contrôle, on considère que le processus est instable ou hors de contrôle. Les cartes les plus courantes surveillent :

• Fréquence des Cycles : La tendance des points à monter ou à descendre.
• Séquence Moyenne : Une série de 8 points consécutifs au-dessus ou en dessous de la moyenne.
• Tendance : Une série de 7 points affichant une hausse ou une descente continue.