Optimisation du Processus d'Achat et Approvisionnement

Le Processus d'Achat : Étapes Clés

Planification des Achats

La planification des achats consiste à réaliser une étude prospective des besoins. De cette façon, vous pouvez en apprendre davantage sur les produits sur le marché et être prêt avant que le besoin se fasse sentir.

Analyse des Besoins

Les achats sont généralement centralisés dans le département achat ou approvisionnement. Il reçoit de l'intérieur différents bulletins d'utilisateurs et documents de demande, puis analyse la priorité des ordres.

Appel d'Offres et Budget

Quand il s'agit de l'achat d'un coût élevé ou de l'acquisition initiale d'un produit, l'appel d'offre et le budget sont une étape nécessaire pour éviter des décisions qui peuvent affecter l'économie de l'entreprise.

Évaluation des Offres Reçues

Dès réception, les offres doivent être étudiées, analysées, comparées et évaluées. Pour une évaluation plus fiable, nous éviterons de demander un nombre excessif d'opérations.

Sélection des Fournisseurs

Les facteurs qui sont pris en compte au cours de la phase de sélection sont le prix, la qualité, les conditions et les garanties.

Négociation des Termes

Au cours de cette phase sont discutés et précisés certains points de l'offre qui peuvent être négociables, tels que le montant minimum, le paiement, la date de livraison, le service, etc.

Application de la Commande

Lorsque l'acheteur et le vendeur ont atteint un accord, un document qui engage les deux parties doit être établi.

Suivi des Commandes et Arrangements

Le suivi est effectué pour vérifier que nous avons reçu tout le matériel requis.

Types d'Achats Spécifiques

Achats Spéciaux

Les achats spéciaux ont lieu quand il s'agit de l'acquisition d'actifs, c'est-à-dire, de ne pas acheter du matériel pour le transformer ou le vendre. La caractéristique générale de ces achats est que l'investissement est important et la décision d'achat est consultée avec les utilisateurs du bien.

Achats Anticipés

On parle d'achats anticipés lorsque les achats sont effectués avant que le besoin se fasse sentir, à moyen ou long terme. L'achat à l'avance est une stratégie qui peut s'appliquer sur certains types de marchandises. Nous pouvons également prévoir l'achat en annonçant la hausse du prix d'un produit. Dans ce cas, il faut se référer à la somme minimum et maximum d'éléments qui devraient être disponibles dans le magasin.

Achats Saisonniers

Ce sont les achats qui sont faits pour les produits saisonniers. Leur but est de répondre à la demande saisonnière pour certains articles. L'anticipation de ces achats est fondée sur les ventes de la même période de l'année précédente.

Achats de Routine

Les achats de routine sont faits en petites quantités, avec la livraison quotidienne de marchandises. Ces achats sont utilisés pour répondre à la demande de biens de consommation constante.

Achats d'Opportunité

L'achat d'opportunité se produit lorsque nous constatons la possibilité d'acheter à un prix d'aubaine. L'investissement est un risque qui, si le résultat est positif, donne un avantage supplémentaire. Ces occasions se présentent lorsque le fabricant est saturé de certaines marchandises, a besoin d'argent immédiatement, ou pour des articles de fin de saison ou qui cessent d'être fabriqués.

Achats d'Urgence

Ces achats, généralement de grand volume, sont effectués pour répondre à des besoins urgents, tels que l'absence de stocks d'un matériel spécifique dans le département de fabrication. D'autres fois, l'achat d'urgence est une solution stratégique pour répondre à la demande des clients. En règle générale, le processus de ces achats est effectué rapidement, il n'y a pas de temps pour les budgets.

Planification des Achats : Sources d'Approvisionnement

La planification préalable consiste à connaître les sources d'approvisionnement de biens et de services. Les fournisseurs peuvent être trouvés dans les annuaires téléphoniques, les pages web, les bureaux du gouvernement, les associations professionnelles d'entreprises, les journaux et magazines, les expositions, les foires et les bases de données de l'industrie, fournies par des entreprises spécialisées dans ces questions.

Méthodes de Contact avec les Fournisseurs

Lorsque l'acheteur a besoin d'avoir un contact direct avec le fournisseur pour obtenir des renseignements ou même demander l'achat, les méthodes utilisées sont :

• Entretiens avec des représentants du fournisseur. Ce sont les vendeurs qui visitent l'acheteur. C'est la meilleure façon de procéder à l'achat, car il a sous la main les ventes ou les registres d'inventaire, et peut également consulter le personnel de production.
• Se rendre au marché central. Ce sont les grandes villes où plusieurs fournisseurs se trouvent concentrés ou des zones géographiques de certaines usines. Par exemple, les fabriques de chaussures dans la région d'Alicante, l'industrie textile de la Catalogne.
• Visiter les salons et expositions. Ces événements offrent l'occasion de connaître l'état d'avancement de la mode, la dernière chose qui est fabriquée ou la toute dernière technologie.
• Se rendre aux bureaux d'achat. Ces bureaux sont des centres de vente établis par le fabricant dans une ville où la société a de nombreux kilomètres et veut avoir une représentation sur le marché central.
• Visiter les gros importateurs. Ce sont des entreprises qui offrent des produits de marque étrangère à des prix raisonnables.

Analyse des Besoins : Processus Détaillé

Le service des achats, après avoir reçu les bulletins d'information, doit être classé avant que la commission n'engage la procédure. Si nécessaire, il faut demander un devis ou des renseignements sur les documents demandés. Le processus est généralement le suivant :

• Donner la préférence aux demandes de matériaux dont les stocks sont au plus bas.
• Vérifier si l'élément est utilisé régulièrement ou s'il s'agit d'un produit qui est acheté pour la première fois. Lorsque le matériel a été acheté à d'autres moments, il s'agit d'un achat de routine, mais si ce n'est pas le cas, il faut demander différentes offres et choisir le fournisseur.
• Trier les bulletins de matériaux homogènes ou achetés auprès du même fournisseur. Vous pouvez également regrouper des éléments fournis par le fournisseur exclusif, plusieurs vendeurs qui fournissent du matériel et des produits importés.
• Consulter le futur utilisateur avant de commander. Cette étape est nécessaire dans le cas de biens destinés à l'utilisation d'un département ou d'un article.

La prochaine étape consiste à décider de la qualité que doivent respecter les matériaux, du montant à demander, du délai de livraison, des conditions financières, etc.