Optimisation du Processus d'Approvisionnement : Étapes Clés et Analyse des Besoins

Le Processus d'Approvisionnement

Les mots-clés de l'approvisionnement sont « coût », « qualité » et « temps ». Ainsi, lorsqu'une entreprise a besoin d'acheter des biens ou des services, elle doit prendre des mesures pour trouver les fournisseurs qui fabriquent ou vendent les matériaux souhaités. Elle doit ensuite analyser les offres reçues, sélectionner le fournisseur, négocier l'achat, etc.

Le processus d'achat comprend les phases suivantes :

1. Achats prévus : consiste à réaliser une étude prospective des besoins. De cette manière, l'entreprise peut se renseigner sur les produits disponibles sur le marché et être prête avant que le besoin ne se fasse sentir.
2. Analyse des besoins : les achats sont généralement centralisés au sein du département des achats ou de l'approvisionnement. Ce dernier reçoit des différents utilisateurs internes (fabrication, entreposage, vente...) des demandes de matériel. Il analyse ensuite la priorité de ces demandes pour le processus de gestion.
3. Demande de propositions et budget : dans le cas d'un achat coûteux ou de l'acquisition d'un nouveau produit, une demande de proposition (DP) et l'établissement d'un budget sont des étapes nécessaires pour éviter des décisions qui pourraient affecter l'économie de l'entreprise.
4. Évaluation des offres reçues : après réception, les soumissions doivent être étudiées, analysées, comparées et évaluées.
5. Sélection du fournisseur : les facteurs de comparaison lors de la sélection sont le prix, la qualité, les conditions et les garanties offertes par l'entreprise fournissant le produit.
6. Négociation des conditions : pendant cette phase, certains points de l'offre potentiellement négociables sont discutés et précisés.
7. Émission de la commande : lorsque l'acheteur et le vendeur sont parvenus à un accord, ils doivent établir un document qui engage les deux parties.
8. Suivi de commande et accords : un suivi est assuré afin de vérifier que le matériel requis a été reçu, qu'il correspond aux caractéristiques détaillées dans la commande et qu'il a été livré à temps.

Le processus peut varier d'une entreprise à l'autre en fonction de son activité principale (industrielle, commerciale ou de services). Une entreprise industrielle concentre ses achats sur les matériaux utilisés pour fabriquer ses produits. Ces composants sont souvent nombreux et variés, et il est nécessaire d'ajuster au maximum les prix des matières premières pour ne pas augmenter le coût final. Une entreprise commerciale, quant à elle, cherche à obtenir le produit à un prix compétitif en raison de la forte concurrence sur le marché. Enfin, pour un fournisseur de services, l'objectif est de satisfaire les besoins des clients en fournissant les moyens d'atteindre leurs objectifs.

Analyse des Besoins

Le service des achats, après avoir reçu les demandes, les classe selon des critères définis. Le processus est généralement le suivant :

• Privilégier les demandes de matériaux dont les stocks sont au plus bas.
• Vérifier si l'article est utilisé régulièrement ou s'il s'agit d'un premier achat.
• Trier les demandes par catégories homogènes d'articles, par matériaux fournis par plusieurs fournisseurs ou par produits importés.
• Consulter l'utilisateur final avant de commander.

L'étape suivante consiste à déterminer la qualité requise pour les matériaux, la quantité à commander, le délai de livraison, les conditions financières, etc. Lorsque l'approvisionnement concerne des articles de fabrication, d'entreposage et de vente, les questions telles que la quantité à acheter, le moment de la commande et le prix sont généralement réglées par le service technique ou commercial.

Les décisions concernant la quantité de chaque commande (commande unique ou fractionnée) auront une incidence sur le reste du processus d'approvisionnement. Il est donc important d'utiliser les informations disponibles dans les fichiers de l'entreprise, le système de stockage, la politique d'achat et la situation économique.

Demande de Proposition et Budget

La phase de demande de propositions et d'établissement du budget est nécessaire dans les cas suivants :

• Lors du démarrage d'une nouvelle activité.
• Lors de l'achat d'un nouveau produit.
• En cas d'insatisfaction avec les fournisseurs actuels.
• Pour développer le portefeuille de fournisseurs.
• Pour répondre à une publicité récente.

Étant donné que le processus de demande de propositions engendre un coût, il est important de ne l'envoyer qu'aux fournisseurs dont les offres sont susceptibles de présenter un intérêt.

Selon la politique d'approvisionnement adoptée par l'entreprise, plusieurs facteurs influencent la décision d'acheter auprès d'un fabricant, d'un grossiste, ou des deux. Ces facteurs sont :

• Le type de produit.
• La quantité commandée.
• L'emplacement du fournisseur.
• Les services offerts par le fournisseur.