Optimisation du Processus de Sélection et d'Achat auprès des Fournisseurs

Informations Requises auprès des Fournisseurs Potentiels

Une fois la liste des fournisseurs potentiels compilée, nous les contactons par courrier ou en personne pour recueillir les informations nécessaires. Ces informations se concentrent sur trois aspects principaux :

1. Conjoncture Économique

• Prix unitaire par lot
• Remises commerciales et rabais applicables
• Coûts d'emballage
• Frais de transport et d'assurance
• Conditions de paiement et possibilité de report de taxe

2. Conditions Techniques

• Spécifications techniques et qualité du produit
• Emballage spécial requis
• Assemblage et installation
• Période de garantie
• Formation des utilisateurs et service après-vente (pièces de rechange)

3. Service Après-Vente

• Logistique de livraison
• Gestion du retour des excédents
• Processus d'examen des prix
• Autres services offerts

Processus de Sélection des Fournisseurs

Le processus d'évaluation permet une présélection parmi les fournisseurs en fonction de leur offre financière et de la solidité de la qualité de leurs produits. Les facteurs clés liés au produit et au fournisseur sont :

• Les caractéristiques techniques et la facilité d'utilisation.
• La formation offerte par le fournisseur et le temps requis pour celle-ci.
• La flexibilité du fournisseur à satisfaire les besoins spécifiques des clients.
• La confiance et la compréhension mutuelle entre l'acheteur et le vendeur, assurant le confort dans l'ordre d'approvisionnement.

Une fois qu'un ou plusieurs fournisseurs sont choisis, il est impératif de répondre à toutes les entreprises ayant soumis leur candidature. Il est conseillé d'indiquer aux fournisseurs non sélectionnés les raisons pour lesquelles leurs conditions n'ont pas été retenues, car cela peut ouvrir la porte à de futures négociations ou à de nouvelles offres.

Critères d'Évaluation des Vendeurs

Voici les caractéristiques utilisées pour évaluer les vendeurs :

1. La réputation générale du fournisseur.
2. Les conditions financières.
3. La flexibilité des fournisseurs à s'adapter aux besoins de l'entreprise.
4. L'expérience avec le fournisseur dans des situations similaires.
5. La qualité du service technique offert.
6. Le niveau de confiance établi avec le vendeur.
7. La fiabilité dans la fourniture de la commande.
8. Les données sur l'adéquation de la commande.
9. Le prix.
10. Les spécifications techniques.
11. La facilité d'utilisation du produit.
12. Les préférences de l'utilisateur principal concernant le produit.
13. La formation offerte par le fournisseur.
14. Le temps nécessaire pour la formation.
15. La confiance dans le respect de la date de livraison promise.
16. La facilité d'entretien du produit.
17. Le service après-vente.

Analyse des Besoins par le Service des Achats

Après réception des informations (bulletins), le service des achats les adapte à leur classification. Le processus suit généralement les étapes suivantes :

• Privilégier les demandes concernant les matériaux dont les stocks sont au plus bas.
• Vérifier si l'article est utilisé régulièrement ou s'il s'agit d'une première commande par les acheteurs.
• Trier les matériaux homogènes, les articles fournis par plusieurs fournisseurs ou les produits importés.
• Consulter l'utilisateur final avant de passer la commande.

L'étape suivante consiste à déterminer la qualité requise pour les matériaux, le montant à commander, le délai de livraison, les conditions financières, etc. Lorsque l'approvisionnement concerne des articles de fabrication, d'entreposage et de vente, les réponses à des questions telles que la quantité à acheter, le moment de la commande et le prix sont généralement réglées par les services techniques ou commerciaux.

La décision concernant la quantité à commander pour chaque ordre, ou si une commande unique doit être fractionnée, impacte le reste du processus d'approvisionnement. Pour cela, on utilise les informations issues des fichiers de l'entreprise, du système de stockage, de la politique d'achat et de la situation économique.

Demande de Proposition et Établissement du Budget

La phase d'appel d'offres et la détermination du montant demandé sont effectuées dans les cas suivants :

• Lors du démarrage de l'activité.
• Lors de l'achat d'un nouveau produit.
• Lorsque les fournisseurs actuels ne donnent pas entière satisfaction.
• Pour développer le portefeuille de fournisseurs.
• Pour répondre à une publicité récente.

Étant donné que le processus de demande d'offres engendre un coût économique, nous veillerons à n'envoyer la demande qu'aux prestataires dont les réponses initiales ont manifesté un intérêt concret.

Selon la politique d'approvisionnement adoptée par l'entreprise, plusieurs facteurs influencent la décision d'acheter auprès du fabricant, du grossiste, ou des deux :

• Le type de produit.
• Le montant demandé pour chaque commande.
• L'emplacement du magasin (entrepôt).
• Les services offerts par le fournisseur.