Optimiser la communication et le contrôle en entreprise

Types de communication

Direction de la communication

• Portrait : suit la hiérarchie (descendante ou ascendante). Exemple : un ordre d'un supérieur et la réponse du travailleur.
• Horizontal : entre personnes du même niveau hiérarchique. Exemple : entre un directeur marketing et un directeur des ressources.
• Croisé ou diagonal : entre personnes de niveaux et domaines différents. Exemple : entre un directeur financier et un ouvrier.

Voies de communication

Le canal est le moyen de transmission. Exemples :

• Réunions, boîtes à idées, cercles de qualité, entretiens, circulaires, e-mails, événements sociaux, publications internes, babillards.

Certains canaux encouragent la participation, comme les cercles de qualité et les boîtes à suggestions.

Réseaux de communication

L'effet de la communication varie selon l'interaction des participants. On distingue les réseaux centralisés et décentralisés.

• Réseau en chaîne : idéal pour la communication verticale, suit la hiérarchie.
• Réseaux en Y et en S : similaires à la chaîne, mais la hiérarchie est dépliée.
• Réseau en étoile : une personne au centre, typique des réseaux centralisés.
• Réseau en cercle : l'information passe d'une personne à l'autre, interactions limitées.
• Réseau total ou multi-connexion : tous les participants communiquent, idéal pour les réseaux décentralisés.

Obstacles à la communication

Plusieurs facteurs entravent la communication :

• Barrières culturelles : adaptation à la culture de l'entreprise.
• Obstacles bureaucratiques : la paperasserie ralentit la circulation de l'information.
• Surcharge d'informations : difficulté à distinguer l'essentiel.
• Obstacles personnels : liés aux habitudes et caractéristiques individuelles.

Concept et processus de contrôle

Le contrôle assure le respect de la planification et des objectifs.

Étapes du contrôle

1. Définir des normes.
2. Mesurer les activités.
3. Corriger les écarts.

Techniques de contrôle

• Audit : vérification de la planification (interne ou externe).
• Contrôle budgétaire : comparaison des ratios avec la planification.
• Statistiques : utilisation des données historiques pour les prévisions.