Optimiser la Communication Écrite en Affaires

Optimiser la Communication Écrite en Affaires

La correspondance d'affaires est un système de communication écrit utilisé par les entreprises dans leurs diverses activités.

Caractéristiques Clés de la Correspondance Commerciale

La correspondance d'affaires devrait respecter un ensemble de règles :

• Être facile à comprendre.
• Apporter une motivation suffisante aux questions traitées.
• Éviter les redondances ou les mots superflus.
• Servir de moyen de communication visant la précision.

Lors de l'application de ces normes, il faut garder à l'esprit :

• Ne pas faire de fautes d'orthographe.
• Utiliser un vocabulaire étendu.
• Aborder les problèmes de manière indépendante.

«Nous allons procéder au retour de la marchandise, mais le défaut de paiement est dû à un problème de trésorerie transitoire et anormal...»

Il est conseillé de discuter d'abord de la raison du retour de la marchandise, puis, dans un autre paragraphe, du motif du non-paiement ou de la rétrocession de l'effet, afin d'éviter de mélanger les deux questions.

• Évitez les pléonasmes (mots redondants). Par exemple, dans la phrase suivante, il suffit d'utiliser le verbe : «Nous vous demandons de fournir la situation [à l'avance]».
• Évitez les phrases stéréotypées.

«Il est notre grand honneur d'annoncer qu'à partir du 20 du mois prochain, nos bureaux seront situés...» (Un changement de domicile n'est pas un grand honneur.)

• Évitez la cacophonie (une répétition fréquente de syllabes ou de lettres). Par exemple, avec des phrases comme : «Nous avons reçu la correspondance relative à notre correspondant...»

Éléments Clés de la Correspondance Commerciale

L'Enveloppe

L'enveloppe est le support dans lequel vous insérez votre lettre pour qu'elle soit envoyée ultérieurement. Elle doit indiquer les coordonnées du destinataire, de l'expéditeur (la personne qui écrit), ainsi que l'affranchissement ou les services de paiement (timbres ou cachets).

Types d'Enveloppes

Les types courants sont l'Américaine classique, la quadrangulaire ou la rectangulaire.

Une autre caractéristique commune à certains modèles est la fenêtre.

La fenêtre, comme son nom l'indique, est un espace ouvert recouvert d'une fine couche de plastique.

Il existe également des enveloppes à double fenêtre.

D'autre part, si le volume d'envois est élevé, il est conseillé d'acquérir des enveloppes de retour pré-imprimées avec la cause du retour au dos.

Concernant la couleur, le blanc est le plus largement utilisé, bien que d'autres couleurs soient également courantes.

L'Enveloppe Pré-affranchie

Il s'agit d'un produit offert par La Poste, permettant à l'utilisateur d'acquérir l'enveloppe et le timbre en une seule fois, sans avoir besoin d'acheter l'étiquette correspondante séparément.

Le Code Postal

L'utilisation du code postal par les services postaux rend la livraison du courrier plus rapide et plus sûre. Il s'agit d'une clé qui, à travers ses cinq chiffres, représente une partie du processus de classification du courrier.

Les deux premiers chiffres indiquent le code régional, le troisième l'unité de répartition du chef-lieu, le quatrième se réfère à l'itinéraire et/ou au routage du courrier, et le cinquième, comme le quatrième, aux districts postaux de chaque province et aux routes.

La Boîte Postale (BP) est un service par lequel les particuliers ou les entreprises disposent, au bureau de poste, d'une boîte fermée et numérotée (par exemple, 312) où ils peuvent récupérer leur courrier.

Le Papier

La couleur la plus souhaitable est le blanc. Des nuances très légères peuvent être utilisées. En termes de taille, le format le plus courant est le A4.

La Lettre Commerciale

C'est le moyen de communication écrite le plus utilisé. À travers la lettre, le destinataire se fera une «image» de l'expéditeur et une idée de sa formation, de sa culture et de son savoir-faire. Il est donc essentiel de soigner particulièrement la présentation et le contenu.

Concernant sa présentation, les principales conditions à respecter pour une lettre sont les suivantes :

• Elle peut être écrite à la main ou à la machine.
• Elle doit être bien ciblée et avoir une bonne répartition du texte.
• Les grandes lignes de la lettre devraient être visibles au premier coup d'œil.
• Maintenir des marges suffisantes : marge gauche de 3 à 4 cm, marge droite de 2 cm, et marge inférieure de 2 cm. Concernant la marge supérieure, si la feuille n'a pas d'en-tête, elle sera de 2 ou 3 cm.
• Ne pas écrire sur le verso du papier. Si la lettre se poursuit sur une autre feuille, utiliser une deuxième feuille, une troisième, etc., mais ne jamais écrire au dos de celles-ci. La numérotation des pages, si plus d'une, est généralement indiquée en haut ou en bas à droite, par exemple «1/2» pour la première page sur deux, et «2/2» pour la deuxième page sur deux.
• La signature manuscrite : la lettre doit être signée de la main de la personne dont le nom figure dans la signature. Si vous apposez le cachet de la société, ne le superposez pas à la signature, cela l'effacerait. Placez-le à gauche, près de la signature.
• La lettre doit être présentée sans ratures ni suppressions. Pour corriger les erreurs, utilisez les correcteurs appropriés disponibles sur le marché. Si ce n'est pas possible, il est préférable de «repasser» la lettre, c'est-à-dire de la refaire.
• Concernant le pliage de la lettre, il se fait généralement en trois parties pour le format A4, en tenant compte du texte ou du contenu. Si l'enveloppe est de type à fenêtre, assurez-vous que les coordonnées du destinataire correspondent à celle-ci.

Structure d'une Lettre Commerciale

Une lettre commerciale se compose généralement de trois parties :

• L'En-tête : occupe la partie supérieure et se compose des éléments suivants : l'en-tête de l'expéditeur, le destinataire, les références, l'objet et la date.
• Le Corps de la lettre : se situe entre l'en-tête et la fin. Il est divisé en deux composantes : la formule d'appel et le texte de la lettre.
• La Fin de la lettre : commence après le texte de la lettre. Elle contient la formule de salutation, la signature, les pièces jointes et, si nécessaire, le post-scriptum.

L'En-tête de la Lettre

En-tête de l'Expéditeur

Cette section contient le nom et prénom (ou la raison sociale), l'adresse complète (adresse postale, code postal, ville et province), la boîte postale, le téléphone, le fax, l'e-mail et le site web (le cas échéant) de l'expéditeur de la lettre. Dans la pratique commerciale, ces informations peuvent apparaître indifféremment en haut à gauche de la lettre, au centre, le long de la marge gauche, ou même au bas de la feuille.

Destinataire

Dans cette section, indiquez le nom ou la raison sociale de l'entreprise destinataire, ainsi que son adresse complète. Généralement, les modèles de lettre pré-imprimés comportent quatre lignes espacées pour y inscrire les coordonnées du destinataire. Cette disposition est très utile pour les enveloppes à fenêtre.

Si la lettre est adressée à une personne spécifique au sein d'une entreprise, écrivez le nom de l'entreprise sur une ligne, puis sur la ligne suivante : «À l'attention de (A/A)» suivi du nom et prénom de la personne concernée.

Si la destination de la lettre est une localité, le nom de la ville est écrit en lettres capitales, immédiatement après le code postal, puis la province est indiquée en minuscules.

Références

Il y a généralement deux types de références : Notre référence (N/Réf.) est utilisée pour indiquer les initiales, le nom et le prénom de la personne qui signe et qui rédige la lettre. Si l'entreprise tient un registre de sa correspondance, le numéro de dossier peut être indiqué. Votre référence (V/Réf.) est celle que le destinataire a utilisée dans sa propre correspondance.

Objet

Cette section contient un bref résumé du motif de la lettre.

• Objet : Confirmation de commande.
• Objet : Demande de factures impayées.

Date

Elle doit contenir la date au format «jour mois année», par exemple : «15 juin 2008». Dans la pratique commerciale, si le mot «Date» est pré-imprimé, la date peut être écrite en chiffres : «15/06/2008».

Si la date figure déjà dans l'en-tête de l'expéditeur, il n'est pas nécessaire de la répéter juste avant le corps de la lettre. Si elle n'est pas présente dans l'en-tête, elle sera inscrite dans la zone dédiée.

Le Corps de la Lettre

Formule d'Appel

Il s'agit de la formule de politesse utilisée avant le texte de la lettre.

«Cher Monsieur», «Chère Madame», «Messieurs» ou «Madame, Monsieur».

Si la ou les personnes en question sont des amis, nous utilisons «Chers amis» et les formes féminines correspondantes.

Nous utiliserons «Cher» suivi du nom si un lien d'amitié existe.

Le Texte de la Lettre

C'est la partie principale de la lettre. Il existe plusieurs façons d'introduire son contenu par une courte phrase, faisant généralement référence à une lettre reçue précédemment ou donnant une idée du sujet à traiter. Les formes les plus courantes sont :

• En réponse à votre lettre du...
• Suite à votre lettre du...
• En réponse à votre lettre du...
• Concernant votre... (lettre, réclamation, commande, etc.)
• Nous faisons suite à votre lettre du...
• Nous avons le plaisir de joindre...
• L'objet de notre lettre est de...
• Ci-joint, nous avons le plaisir de vous adresser...
• Veuillez trouver ci-joint...
• Nous avons le plaisir d'accuser réception de votre...
• Nous accusons réception de...
• Nous vous prions de les informer au sujet de...
• Nous nous référons à la commande...
• Nous vous écrivons pour vous informer que...
• Après avoir étudié attentivement votre demande, nous sommes au regret de...
• Après avoir étudié l'offre, nous avons le plaisir de vous informer que...

La Fin de la Lettre

Formules de Salutation

Il s'agit d'une courte phrase de politesse.

• Sincèrement,
• Cordialement,
• Bien cordialement,
• Avec mes salutations distinguées,

Si la formule est liée au contenu de la lettre :

• Dans l'attente de vos nouvelles, nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
• Avec nos remerciements anticipés, nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations les meilleures.
• Dans l'attente de votre accord, veuillez agréer nos compliments.
• En vous remerciant par avance, recevez mes salutations cordiales.

Bloc Signature

Le bloc signature contient le nom de l'entreprise et le poste du signataire.

Signature

Il s'agit de l'espace réservé à la signature manuscrite et, le cas échéant, au cachet officiel de l'entreprise. En dessous, le nom du signataire est écrit en toutes lettres, et son titre peut être ajouté si désiré.

Pièces Jointes (P.J.)

Le mot «Annexe» ou «P.J.» (Pièces Jointes) est aligné à gauche de la lettre lorsqu'il y a des documents joints, tels que des lettres de change, des photocopies de factures impayées, des brochures, des catalogues, etc.

Post-scriptum (P.S.)

Le post-scriptum est destiné à ajouter une information oubliée dans le corps de la lettre.

Il est situé à gauche et est précédé de «P.S.» ou des initiales «N.B.» (Nota Bene). Son utilisation n'est généralement pas recommandée dans la correspondance formelle. Les cartes publicitaires l'utilisent souvent pour attirer l'attention sur un point précis.