Planification, Contrôle et Prise de Décision en Entreprise

Planification : Définition et Classification

La planification est le processus suivi pour déterminer exactement ce que l'organisation compte faire pour atteindre ses objectifs. Il existe plusieurs classifications de la planification. Selon Stoner, les gestionnaires utilisent deux types de base :

• Planification stratégique : Conçue pour répondre aux objectifs généraux de l'organisation.
• Planification opérationnelle : Montre comment mettre en œuvre les plans stratégiques dans la vie quotidienne.

Les plans stratégiques et opérationnels sont liés à la mission de l'organisation et diffèrent par leur horizon temporel, leur portée et leur niveau de détail.

Relation entre planification et contrôle

La planification prévoit des normes (indicateurs) de contrôle permettant de mesurer le rendement. S'il y a un écart important entre le rendement réel et prévu, des mesures correctives peuvent être prises. Les budgets en sont un exemple clair.

Étapes de l'élaboration d'un projet

1. Expression des besoins : Le promoteur définit le problème et le projet est approuvé par la direction.
2. Étude de faisabilité : Analyse des objectifs, des résultats attendus, des échéanciers et des coûts.
3. Définition technique : Le chef de projet détaille le contenu, l'analyse fonctionnelle et la méthodologie.
4. Spécifications : Détermination des volumes et des moyens (cahier des charges).
5. Analyse organisationnelle : Réalisation des spécifications pour la programmation.
6. Programmation : Développement et tests de l'application.
7. Réception : Tests réussis et création des manuels utilisateur.
8. Mise en œuvre : Surveillance étroite du fonctionnement et examen des résultats.
9. Évaluation : Bilan des bénéfices produits pour la société après plusieurs mois.
10. Audit : Vérification après un ou deux ans pour juger de la pertinence de l'application.

Le Contrôle dans l'Administration

Le contrôle est une étape cruciale. Même avec de grands projets et une structure efficace, l'exécutif doit vérifier la situation réelle de l'organisation par rapport aux objectifs.

Importance et conditions du contrôle

• Correction des erreurs : Détecter les erreurs de planification, d'organisation ou de direction.
• Prévision : Éviter les échecs futurs.
• Qualité : Détecter et corriger les défaillances.
• Adaptation : Répondre aux changements de l'environnement.
• Performance : Accélérer les cycles de développement et ajouter de la valeur.

La base du contrôle repose sur : Planifier, Organiser, Faire, Évaluer, Améliorer.

Domaines de contrôle

Le contrôle de production vise à planifier, coordonner et mettre en œuvre les mesures pour atteindre des performances optimales, répondant ainsi aux besoins du département des ventes.

Processus de Communication

Pour qu'une communication soit établie, il faut un émetteur, un récepteur, un message et un canal. L'utilisation d'un code commun est indispensable.

Obstacles à la communication

• Physiques : Cartes, distance.
• Sémantiques : Changement de signification.
• Physiologiques : Invalidité ou défauts organiques.
• Psychologiques : Crier, menacer.

Le processus comprend : développement de l'idée, codage, transmission, réception, décodage, acceptation, utilisation et feedback.

Prise de Décision

La prise de décision est une tâche de grande importance qui influence quatre fonctions administratives :

• Planification : Sélection des problèmes et des objectifs.
• Organisation : Création de la structure.
• Direction : Influence sur les individus pour atteindre les objectifs.
• Contrôle : Mesure et correction de la performance.

Les ingrédients de base pour une bonne décision sont : connaissances, expérience et analyse de l'information.