Principes Fondamentaux de la Planification et des Documents de Travail d'Audit

1. Définition de la Planification de l'Audit (Vérification)

La planification de l'audit (ou vérification) est la formulation de l'état futur souhaité pour l'organisation et le report sur d'autres plans d'action. Elle consiste à évaluer et à définir les mécanismes appropriés pour continuer à atteindre ses objectifs, en plus de déterminer la répartition des ressources humaines et physiques nécessaires pour une utilisation efficace.

2. Importance de la Planification de l'Audit

Grâce à une bonne planification et un suivi rigoureux, l'auditeur peut obtenir des résultats satisfaisants qui forment la base pour soutenir son point de vue exprimé dans son avis. La planification est l'une des normes de vérification qui exige que le travail technique soit planifié et qu'une surveillance adéquate soit exercée sur les participants, garantissant ainsi la qualité aux utilisateurs.

La planification de l'audit permet d'établir l'étendue et la portée des tests utilisés, ainsi que la supervision des ressources humaines travaillant au développement du travail. Elle permet également de :

• Savoir gérer l'institution assujettie à l'examen et mettre en évidence les problèmes qui l'affligent.
• Connaître ses installations physiques.
• Acquérir la connaissance du système comptable du client, des politiques et des procédures de contrôle interne.
• Mettre en place l'état d'approbation que devrait avoir le contrôle interne.
• Déterminer et définir la nature et le calendrier des procédures d'audit à réaliser.
• Coordonner le travail à effectuer.

3. Définition du Suivi (Supervision) de l'Audit

La supervision de l'audit intervient lorsque l'auditeur, pour effectuer son travail, a le plus souvent besoin d'aides, qui doivent être correctement supervisés.

4. Importance de la Supervision de l'Audit

La raison d'une supervision adéquate des participants est que la responsabilité de l'auditeur ne peut en aucune manière être déléguée. Le client qui engage la vérification doit se voir garantir un travail de qualité.

5. Les Phases de la Planification de l'Audit

1. Enquête sur des aspects spécifiques et généraux de la société à examiner.
2. Étude et évaluation du contrôle interne.
3. Programmation du travail détaillé spécifiquement applicable.

6. Qu'est-ce que la Recherche Générale ?

La recherche générale vise à identifier certains aspects de base de la société qui la distinguent et se rapportent à notre vérification. (Étudier et expliquer les questions qui doivent être abordées dans cette recherche).

7. Étude et Évaluation du Contrôle Interne

Le contrôle interne contribue à la sécurité du système de comptabilisation utilisé dans l'entreprise, à l'établissement et à l'évaluation de la gestion administrative, comptable et financière de la société. Il détecte les erreurs et les irrégularités et propose des solutions réalisables en évaluant tous les niveaux d'autorité, la gestion du personnel, les méthodes comptables et les systèmes. Cela permet à l'auditeur de rendre compte avec exactitude des opérations et des relations d'affaires.

Il existe différentes méthodes pour documenter la connaissance du contrôle interne (évaluation) par l'auditeur. Ces méthodes ne sont pas exclusives et peuvent être utilisées en combinaison pour une meilleure efficacité :

• La méthode descriptive
• La méthode graphique
• La méthode des questionnaires

8. Qu'est-ce qu'un Programme de Travail ?

Le programme de travail de l'audit interne est un document de planification dans lequel sont consignés les travaux à effectuer pour les unités administratives et les activités qui pourraient être vérifiées. Le programme de travail est généralement conçu pour une année civile, sans préjudice de prolongations à moyen terme (1 à 3 ans) ou à long terme (plus de trois ans). Ces extensions peuvent varier en fonction des exigences et des priorités de l'administration, des changements dans les politiques et règlements, et des changements dans les processus d'affaires.

9. Pourquoi la Supervision de l'Audit est-elle Nécessaire ?

Elle est importante car le public attend des commissaires aux comptes qu'ils assurent un travail de qualité. C'est pourquoi les participants réalisant l'audit sont contrôlés par le vérificateur dans le but de garantir un travail de qualité et conforme.

10. Concept et Importance des Documents de Travail

Les documents de travail sont toutes les fiches et les documents préparés par le vérificateur ou obtenus par lui au cours de chaque étape de l'examen.

11. Rôle des Documents de Travail

Les documents de travail sont la preuve des tests, inspections, enquêtes, interprétations, etc., qui soutiennent l'opinion du Comptable Public Agréé (CPA), lui permettant de donner son avis et ses jugements sur le système d'information à l'étude. Ils constituent le lien entre la comptabilité de l'entreprise examinée et les rapports fournis par le vérificateur.

12. Planification des Documents de Travail

La planification des documents de travail consiste à déterminer à l'avance toutes et chacune des fiches à utiliser dans le développement du travail. Grâce à cette planification, le vérificateur peut commencer l'examen dans le bureau du client sans perdre de temps, puisqu'il a déjà préétabli tous les détails importants et les procédures à exécuter sur la base des fiches produites dans ses propres bureaux.

La planification commence par la détermination des taux et des marques de vérification à utiliser, ainsi que des feuilles de calcul dans lesquelles les données sont tirées des bilans généraux et de la période de l'année dernière.

Selon les feuilles de planification, on définit les fiches de synthèse, qui sont indexées et remplies avec leurs données pertinentes. Les fiches d'analyse sont prévues sur la base des cartes de synthèse et, comme ces dernières, sont indexées et remplies avec les données nécessaires.

13. Objectif de la Planification des Documents de Travail

L'objectif principal est de déterminer chacune des fiches à utiliser dans la conduite de l'audit.

14. Propriété des Documents de Travail

Les documents de travail sont la propriété du vérificateur ou du comptable public.

15. Responsabilité des Documents de Travail

La responsabilité incombe à la personne qui les détient (le vérificateur ou le comptable public).

16. Éléments Essentiels des Documents de Travail

Les documents de travail doivent contenir les éléments suivants :

• En-tête
• Références
• Date et identification de la personne qui a préparé le document de travail
• Date et identification de la personne qui a supervisé le travail
• Mention du programme de travail
• L'analyse
• L'ampleur du travail
• Méthode d'échantillonnage
• Source des informations obtenues
• Explication des marques de vérification utilisées
• Conclusions
• Documentation préparée ou fournie par l'entité

17. Classification des Documents de Travail

Les documents de travail sont classés par :

• Utilisation permanente (ou continue)
• Utilisation temporaire

18. Documents de Travail à Utilisation Permanente (Dossier Permanent)

Ce sont ceux qui seront utilisés en permanence car ils sont utiles à la vérification des comptes non seulement pendant la période où ils sont préparés, mais aussi dans les années à venir. Les données font généralement référence au passé, au présent et au futur. Ce rapport doit être considéré comme une partie intégrante de tous les documents de travail de chacun des audits concernés par les données qu'il contient. Il est également connu sous le nom de dossier permanent. Le contenu d'un fichier permanent peut inclure :

• Historique de l'entreprise
• Contrats et accords à long terme
• Système et politiques comptables
• États financiers de ces dernières années
• Statut fiscal
• Conclusions et recommandations des audits récents
• Feuilles de calcul de la dernière vérification

19. Documents de Travail à Utilisation Temporaire

Ces documents sont d'une utilité limitée à un seul audit. Ils sont préparés dans le cadre de celui-ci et leur bénéfice ou utilité ne concerne que les comptes, la date ou la période en question. Le contenu de l'audit peut inclure :

• États financiers pour la période à l'étude et la période précédente
• Feuilles de calcul des états financiers soumis à l'examen
• Sommaire des liens de postes des états financiers
• Fiches analytiques et de synthèse (sous-analyse des fiches)
• Résultats des circularisations
• Analyse des tests de vérification effectués
• Documents préparés par le client utilisés dans la vérification

Types de Fiches et Documents Clés

20. Qu'est-ce qu'une Feuille de Vérification (Feuille Maîtresse) ?

Ce sont des feuilles multicolumnaires qui énumèrent des groupes de comptes avec des soldes les plus sujets à révision. Elles sont utilisées comme un aperçu, un guide ou un index des fiches restantes relatives à chaque compte. Ces documents représentent l'ensemble des états financiers. C'est ici que commence la technique d'analyse, car on commence à décomposer l'ensemble en unités d'étude plus petites. La méthode utilisée est déductive. Cette liste peut être une simple balance de vérification, sans recherche d'ordre dans les comptes, mais elle sera très pratique pour suivre la loi du bilan et du compte de résultat.

21. Qu'est-ce qu'une Fiche Descriptive ou Cédula de Résumé ?

Ce sont celles qui contiennent la première analyse des données sur l'une des rangées de feuilles de calcul et servent de lien entre celle-ci et les certificats d'analyse ou d'essai.

22. Qu'est-ce qu'une Fiche d'Identification ou de Contrôle Analytique ?

Dans ces fiches sont cotés les éléments contenus dans les fiches de résumé. Elles contiennent l'analyse et la vérification de ces dernières données, en précisant les éléments de données spécifiques ou les tests ou procédures utilisés pour obtenir des éléments probants suffisants et compétents.

23. L'Indexation des Documents de Travail

L'indexation est la méthode utilisée par les vérificateurs pour trier et classer les documents, afin de pouvoir les localiser plus rapidement. On utilise généralement une clé pour les identifier tous dans un endroit visible.

25. Avantages de l'Indexation

L'indexation facilite la gestion des fichiers et des documents de travail et permet une localisation rapide. Il est d'usage de placer la clé sur chacun d'eux dans un endroit bien en vue, souvent écrit avec un crayon appelé "crayon d'audit".

Cette clé est appelée un taux et permet de savoir quel rôle elle joue et sa place dans son dossier respectif :

• Diversification
• Systématique

27. Exemples de Systèmes d'Indexation

• Index alphabétique numérique
• Double index alphabétique
• Double index alphabétique numérique
• Index numérique
• Index décimal

24. Les Marques de Vérification

Les marques de vérification sont des symboles spéciaux créés par l'auditeur avec une signification particulière.

26. Avantages des Marques d'Audit

Elles permettent de référencer les faits, les techniques et les procédures utilisées dans les fiches ou formulaires, économisant ainsi de l'espace et du temps. Les marques de vérification sont des symboles spéciaux créés par l'auditeur avec une signification particulière.

28. Exemples de Marques d'Audit

• ¥ : Confronté aux livres
• § : Vérifié par rapport au document papier
• μ : Correction apportée
• ¢ : Par rapport à une aide auxiliaire
• ¶ : Couplés verticalement

29. L'Ordre des Documents de Travail

L'ordre des documents de travail doit être à la fois logique et flexible, afin que leur localisation soit facile pour toute personne.

30. Le Classement (Fichier) des Documents de Travail

Les rôles d'enregistrement d'audit en continu doivent être ordonnés et classés par groupes ou concepts, en prenant les données ou informations qui s'y trouvent. Dans ce cas, seuls les groupes nécessaires resteront.