La Prise de Décision et le Contrôle en Management : Guide Complet

La Prise de Décision : Pilier de la Gestion

La prise de décision est sans doute l'une des plus grandes responsabilités pour tout gestionnaire ou administrateur au sein d'une organisation. Elle est souvent considérée comme le moteur de l'entreprise, car la sélection appropriée des alternatives dépend en grande partie de son succès.

Le Rôle Central du Décideur

Les gestionnaires passent constamment leur temps à décider : ce qui doit être fait, qui le fera, quand, où, et parfois comment. Bien que la prise de décision ne soit qu'une étape dans la planification globale, les gérants sont, par définition, des décideurs, prenant une série de décisions, grandes et petites.

L'ambition de tout professionnel de la gestion est de prendre la bonne décision à chaque fois, ce qui exige une connaissance approfondie et une vaste expérience dans le domaine.

Les Cinq Ingrédients de la Prise de Décision

L'art de prendre des décisions repose sur cinq éléments fondamentaux :

• Information : Elle reflète les aspects favorables ou défavorables d'une question et définit ses limites. Si l'information complète n'est pas disponible, la décision doit se fonder sur les données générales disponibles.
• Connaissance : Si le décideur possède une connaissance du problème ou d'une situation similaire, il peut l'utiliser pour sélectionner un cours d'action favorable. En cas de manque, il est nécessaire de solliciter l'avis d'experts.
• Expérience : La résolution passée d'un problème fournit des informations pour les situations similaires futures. Si aucune expérience n'existe, il faut en acquérir, mais il faut être prudent avec les problèmes dont les conséquences d'une mauvaise expérience seraient catastrophiques.
• Analyse : Elle doit compléter, mais ne jamais remplacer, les autres ingrédients. En l'absence de méthode d'analyse, il est possible d'étudier des méthodes alternatives. Si celles-ci échouent, il faut se fier à l'intuition.
• Jugement : Nécessaire pour combiner l'information, la connaissance, l'expérience et l'analyse afin de sélectionner le plan d'action approprié. Rien ne peut remplacer le bon sens.

Types de Décisions de Gestion

Les décisions peuvent être classées selon leur nature :

• Routine : Concernent des circonstances récurrentes, impliquant la sélection d'un plan d'action connu.
• Urgence : Prises face à des situations sans précédent, nécessitant une décision immédiate pour chaque événement.
• Stratégique : Concernent la définition des buts et objectifs et leur transformation en plans spécifiques. C'est le type de décision le plus exigeant.
• Opérationnelle : Indispensables au fonctionnement quotidien de l'organisation (ex: embauche, licenciement).

Facteur Humain, Stratégie et Motivation

Vision et Stratégie

Dans les organisations complexes, l'autoritarisme est inefficace. La micro-gestion, qui tente de résoudre les problèmes en spécifiant chaque détail et en surveillant le respect des employés, est extrêmement lente et le changement produit tend à être limité.

La Motivation

La motivation est définie comme la volonté d'utiliser un effort élevé pour atteindre les objectifs de l'organisation, à condition que cet effort satisfasse certains besoins individuels. Les trois éléments clés sont : l'effort, les objectifs organisationnels et les besoins individuels.

Processus de Motivation

1. Besoin
2. Tension
3. Dynamique
4. Comportement de recherche
5. Nécessité satisfaite
6. Réduction du stress

Instruments de Commande et Contrôle

Les Fonctions du Pouvoir de Commander

Le pouvoir de commander comporte trois fonctions essentielles :

1. Déterminer ce qu'il faut faire (Politique).
2. Définir comment cela doit être fait (Administratif).
3. Veiller à ce que ce qui doit être fait soit effectivement fait (Surveillance/Exécution).

Formes de Contrôle : Ordres vs Instructions

Le contrôle peut s'exercer de deux manières fondamentales :

• Les Ordres : Exercice de l'autorité concernant une situation particulière et spécifique qui doit être modifiée. Les éléments de base sont l'émission, la mise en œuvre et la vérification.
• Les Instructions : Elles ne se réfèrent pas à une situation unique, mais aux règles et procédures à appliquer dans des cas identiques ou similaires, survenant de manière répétée.

La prise de décision est la touche finale à toutes les procédures administratives ; aucun plan ou contrôle n'est effectif sans une décision finale.

Leadership et Caractéristiques Principales

Théories des Traits de Leadership

Les premières théories de leadership se concentraient sur l'identification de caractéristiques spécifiques (intelligence, charisme, courage, intégrité) qui distingueraient les leaders des non-leaders. Cependant, la recherche a montré qu'il est difficile d'isoler des traits universels applicables à tous les leaders efficaces.

Six Traits Distinguant les Leaders

Malgré les difficultés, certaines caractéristiques semblent distinguer les leaders :

1. Poussée (Push) : Haut niveau d'effort, ambition, énergie et persévérance.
2. Désir de diriger : Forte volonté d'influencer les autres et d'assumer la responsabilité.
3. Honnêteté et Intégrité : Établissement de relations de confiance par la cohérence entre paroles et actes.
4. Confiance en soi : Nécessaire pour convaincre les subordonnés de la justesse des objectifs.
5. Intelligence : Capacité à synthétiser l'information, résoudre des problèmes et prendre de bonnes décisions.
6. Connaissance du poste : Degré élevé de connaissance de l'entreprise, du secteur et des aspects techniques.

Les Fonctions du Chef

Les fonctions de gestion incluent :

• Planification : Définir les objectifs et établir les stratégies.
• Organisation : Déterminer quoi, comment et par qui les tâches seront faites.
• Direction (Adresse) : Motiver les participants et résoudre les conflits.
• Contrôle : Surveiller les activités pour s'assurer qu'elles correspondent aux prévisions.

Le Contrôle Administratif

Définition et Importance du Contrôle

Le contrôle est le processus par lequel la gestion s'assure que ce qui se passe correspond à ce qui est censé se produire, nécessitant des ajustements si nécessaire. Il garantit que les événements se déroulent conformément aux plans.

Importance :

• Établit des mesures correctives pour la réussite des plans.
• S'applique aux choses, aux personnes et aux actes.
• Identifie et analyse rapidement les causes des déviations.
• Fournit des informations pour relancer le processus de planification.
• Réduit les coûts et le temps en évitant les erreurs.

Principes et Concepts Clés du Contrôle

Les éléments essentiels du contrôle sont :

• Relation avec le plan : Vérifier l'atteinte des objectifs fixés dans la planification.
• Mesure : Nécessité de quantifier les résultats.
• Détection des écarts : Découvrir les différences entre la mise en œuvre et la planification.
• Actions correctives : But ultime du contrôle.

Principes fondamentaux :

• Objectifs : Le contrôle est un moyen, pas une fin.
• Opportunité : Le contrôle doit être appliqué avant que l'erreur ne soit faite (contrôle préventif).
• Exception : Le contrôle doit se concentrer sur les activités exceptionnelles pour optimiser le temps et les coûts.
• Réglementation de la fonction : La fonction de contrôle ne doit pas être impliquée dans l'activité contrôlée.

Processus de Contrôle

La fonction de contrôle se compose de quatre étapes de base :

1. Établir des niveaux acceptables de performance (normes).
2. Vérifier la performance à intervalles réguliers.
3. Déterminer s'il y a un changement par rapport aux niveaux moyens.
4. Si un changement existe, prendre des mesures correctives (formation, enquête) ; sinon, continuer l'activité.

Les Étapes du Processus de Contrôle

Un processus de contrôle efficace comprend six phases :

1. Comparer la performance réelle avec les objectifs visés et les normes.
2. Préparer un rapport d'exécution détaillant les différences.
3. Analyser les écarts pour déterminer les causes sous-jacentes.
4. Élaborer des cours d'action alternatifs pour corriger les lacunes.
5. Choisir et mettre en œuvre les mesures correctives.
6. Effectuer le suivi pour évaluer l'efficacité de la correction et ajuster la planification.

Systèmes et Rétroaction

Le contrôle administratif fonctionne comme un système de rétroaction (feedback), similaire à un thermostat. Il compare la performance réelle aux standards et déclenche des actions correctives.

Avantages de la Procédure Administrative de Contrôle

• Fournit un cadre conceptuel pour l'étude de l'administration.
• Offre une aide réelle aux praticiens en structurant l'analyse des problèmes.
• Stimule le développement d'une philosophie de gouvernement basée sur les valeurs du manager.

Éléments du Contrôle (Système de Rétroaction)

• Établissement de normes : Mise en place de l'unité de mesure servant de modèle.
• Mesure des résultats : Quantification de la performance.
• Correction : Intégration des mesures correctives pour combler les écarts.
• Rétroaction (Feedback) : Mise en place des mesures correctives, assurant le lien étroit entre planification et contrôle.