Propriétés, Relations et Requêtes en Base de Données

Propriétés des champs

• Taille du champ : Le nombre maximum de caractères qui peuvent être saisis dans le champ. (Entier, Entier long, Simple)
• Format : Permet de personnaliser la manière de présenter les données à l'écran ou sur un état.
• Masque de saisie : Utilisé pour contrôler les valeurs saisies par les utilisateurs.
• Décimales : Permet de spécifier le nombre de décimales pour un type de données numérique.
• Titre : Indique comment afficher l'en-tête du champ dans les vues (Feuille de données, formulaires, états).
• Valeur par défaut : Une valeur qui est automatiquement enregistrée si aucune autre n'est saisie.
• Règle de validation : Permet de contrôler la saisie des données selon des critères spécifiques.
• Texte de validation : Le texte à afficher si une valeur saisie ne respecte pas la règle de validation.
• Requis : Indique si le champ doit obligatoirement être rempli.
• Autoriser longueur nulle : Pour les champs Texte court, Texte long (Mémo), permet de vérifier qu'aucune chaîne vide n'est saisie.
• Indexation : Permet de créer un index sur un champ pour accélérer les recherches et les tris.

Les relations dans une base de données

Une base de données relationnelle permet d'utiliser des données provenant de plusieurs tables. L'utilisation des relations évite la duplication des données, économise de la mémoire et de l'espace disque, augmente la vitesse d'exécution et facilite le travail avec les tables.

Pour mettre en relation deux tables, spécifiez un champ commun qui contient la même valeur dans les deux tables, et qui sera la clé primaire dans l'une d'elles.

• Relation un-à-un : Un enregistrement d'une table peut être lié à un seul enregistrement dans une autre table.
• Relation un-à-plusieurs : Un enregistrement d'une table peut être lié à plusieurs enregistrements dans une autre table, mais un enregistrement de la seconde table n'est lié qu'à un seul enregistrement de la première.
• Relation plusieurs-à-plusieurs : Un enregistrement d'une table peut être lié à plusieurs enregistrements dans l'autre table, et un enregistrement de la seconde table peut être lié à plusieurs enregistrements de la première. (Nécessite une table intermédiaire)

Créer des relations

Onglet Outils de base de données, bouton Relations.

1. Dans la boîte de dialogue "Afficher la table", sélectionnez la ou les tables participant à la relation. Cliquez sur "Ajouter" puis "Fermer".
2. Une fois la fenêtre des relations ouverte, faites glisser le champ de la table principale (clé primaire) vers le champ correspondant dans l'autre table (clé étrangère).
3. Lorsque la fenêtre "Modifier les relations" apparaît, définissez les options souhaitées (type de relation, intégrité référentielle) et cliquez sur "Créer".

Les requêtes

Les requêtes sont des objets de base de données qui permettent de récupérer, modifier et analyser des données issues d'une ou plusieurs tables.

Créer une requête

1. Ouvrez la base de données et cliquez sur "Création de requête" (onglet Créer).
2. Sélectionnez la ou les tables où vous souhaitez obtenir des données et cliquez sur "Ajouter" puis "Fermer".
3. Lorsque la vue Création s'ouvre, faites glisser les champs souhaités dans la grille QBE.
4. Définissez les critères de sélection et de tri si nécessaire.
5. Cliquez sur "Exécuter" dans l'onglet Création pour afficher les résultats.

Questions fréquentes

• Afficher les relations directes : Bouton "Afficher les relations directes" dans l'onglet Outils de base de données.
• Est-il nécessaire que les champs utilisés pour une relation aient le même nom ? Non.
• Depuis quelle vue peut-on modifier la définition d'une table ? Vue Création et Vue Feuille de données.
• Depuis quelle vue peut-on insérer, supprimer et modifier des données dans une table ? Vue Feuille de données.
• Un client nous informe que son deuxième prénom est mal orthographié dans les courriers envoyés. Comment résoudre ce problème ? Une solution pourrait être d'utiliser la fonction "Rechercher et remplacer" dans la table Clients.
• L'option du menu contextuel d'une table permet de... l'ouvrir en mode Feuille de données.
• À quoi sert le bouton "Supprimer" dans l'onglet Accueil > groupe Enregistrements ? Il sert à supprimer l'enregistrement courant et le contenu du champ actif.
• Peut-on créer un nouvel enregistrement depuis la barre de navigation ? Oui.
• Si nous voulons saisir des données dans une table et appuyons sur la flèche droite, nous passons... au champ de l'enregistrement suivant.
• Comment se positionner directement sur l'enregistrement 17 ? En saisissant "17" dans la barre de navigation.
• Pour quel type de tables l'indexation n'est-elle pas recommandée ? Pour les tables détaillées susceptibles d'être mises à jour très fréquemment.
• L'outil "Rechercher et remplacer" fait-il la distinction entre majuscules et minuscules ? Par défaut, non, sauf indication contraire.
• Quel est l'avantage d'un index appliqué à un champ dans une table ? Les requêtes effectuées sur ce champ sont plus rapides et le tri de la table sur ce champ est également plus rapide.
• Qu'est-ce qu'un champ obligatoire ? C'est un champ qui ne peut pas contenir la valeur nulle.
• Quelle est la propriété la plus appropriée pour spécifier que l'année de naissance d'un client ne peut pas être antérieure à 1900 ? La règle de validation.
• Pourquoi définir une valeur par défaut dans un champ ? Principalement pour rendre le travail des utilisateurs plus confortable. Si la quasi-totalité de nos clients sont de Valence, il serait utile d'avoir "Valence" par défaut, pour ne pas avoir à le saisir à chaque nouvel enregistrement.
• Quel rôle joue la propriété "Titre" ? Elle permet d'afficher un nom différent pour l'en-tête de colonne dans les vues, un nom qui peut contenir des espaces ou des caractères spéciaux, contrairement au nom du champ lui-même.
• À quoi fait référence la propriété "Taille du champ" ? Au nombre maximum de caractères que peut contenir le champ.
• Les requêtes nous aident à exploiter les données des tables, en nous permettant de :
  • Sélectionner les données à afficher, sur la base de certains critères.
  • Afficher les résultats triés par le champ souhaité.
  • Combiner les données provenant de plusieurs tables ayant un lien commun et travailler dessus.
• Quel est le but de modifier l'en-tête d'une colonne ? Changer le nom de la colonne par un alias.
• De quoi dépend l'ordre d'affichage des colonnes dans une requête ? De l'ordre dans lequel les champs ont été ajoutés dans la grille QBE.
• De quoi dépend l'ordre d'affichage des enregistrements dans une requête ? De l'ordre spécifié dans la requête par la clause de tri (ORDER BY).
• Un champ d'une requête peut-il être filtré par un critère de sélection ? Oui, chaque champ peut avoir ses propres critères, et ils peuvent également être spécifiés au moment de l'exécution de la requête.
• Les tris peuvent être de deux types : Ascendant et Descendant.
• Nous avons un champ appelé 'f_nac' et nous voulons l'afficher avec l'en-tête 'Date de naissance'. Quelle serait la syntaxe correcte dans la grille QBE ? Date de naissance: f_nac
• Une requête peut-elle contenir des champs calculés ? Oui, même s'ils ne sont pas définis dans les tables source.
• Où trouve-t-on le bouton "Création de requête" ? Dans l'onglet "Créer".
• Les champs de numérotation automatique sont de type... Nombre entier long.
• Si vous voulez forcer l'utilisateur à saisir 8 chiffres et une lettre pour un numéro d'identification (ex: NIF), quelle propriété utiliser ? Le masque de saisie.
• Le texte de validation permet d'afficher un message personnalisé si... vous essayez de saisir des données qui ne respectent pas la règle de validation du champ.