Système comptable et registres initiaux pour une entreprise

Système comptable et registre des opérations initiales

Exercice des obligations formelles pour l'entrepreneur

Obligations générales relatives à la TVA

Obligations des contribuables

Le contribuable est tenu de payer la TVA au Trésor public. Ses obligations sont les suivantes :

• Soumettre la déclaration de début d'activité (déclaration de recensement).
• Demander un Numéro d'Identification Fiscale (NIF/CIF).
• Émettre, délivrer des factures et en conserver les doubles.
• Tenir une comptabilité à jour.
• Présenter les déclarations de TVA et effectuer les paiements correspondants.

Les livres et registres obligatoires

Registre des factures émises

Ce registre doit contenir toutes les factures, tickets et reçus émis, y compris les opérations exonérées de TVA et l'autoconsommation.

Chaque facture doit mentionner :

• Le numéro de facture
• La date d'émission
• La date d'achèvement de la prestation (si différente)
• Les coordonnées du destinataire (client)
• La base imposable (BI)
• Le taux de TVA
• Le montant de la taxe facturée

Il existe deux options pour l'enregistrement :

1. Taux de TVA multiples : Chaque facture est enregistrée dans des écritures séparées correspondant aux différents taux.
2. Regroupement de factures : Plusieurs factures peuvent être regroupées en une seule écriture si elles respectent les conditions suivantes : numérotation consécutive, même date, même taux de TVA, et base imposable ne dépassant pas 100 €. L'écriture doit mentionner la date, les numéros de la première et de la dernière facture, la base imposable globale et le montant total de la taxe.

Registre des factures reçues

Les factures reçues doivent être numérotées consécutivement. Le registre doit indiquer : les données de l'émetteur (fournisseur), son NIF/CIF, la base imposable, le taux de TVA et le montant de la taxe.

Il est possible de réaliser une écriture unique pour plusieurs factures si elles proviennent du même fournisseur, ont la même date, sont numérotées consécutivement, que chaque facture ne dépasse pas 500 € de base imposable et que le montant total ne dépasse pas 6000 €.

Registre des biens d'investissement

Ce registre est obligatoire pour les entreprises réalisant à la fois des opérations soumises à la TVA et des opérations exonérées. Il permet de suivre la TVA sur les biens d'investissement (immobilisations). Le suivi s'effectue sur 4 ans pour les biens meubles et 9 ans pour les terrains et bâtiments, avec un ajustement si la proportion d'utilisation change.

Exemple :

• Achat d'un véhicule en 2011 pour 36 000 € + 6 480 € de TVA.
• 2011 : 70% des opérations sont soumises à la TVA. TVA déductible : 6 480 € * 70% = 4 536 €.
• 2013 : 50% des opérations sont soumises à la TVA. TVA déductible ajustée : 6 480 € * 50% = 3 240 €.
• Ajustement à payer : 4 536 € - 3 240 € = 1 296 €.

Le registre doit contenir : la facture d'achat, la date de mise en service, le prorata appliqué et les régularisations effectuées.

Remarque : Certaines entreprises sous des régimes spéciaux de TVA (régime simplifié, etc.) ont des obligations différentes.

Tenue et conservation des livres comptables

Les registres doivent être tenus par ordre chronologique, avec clarté et précision, sans ratures ni abréviations. Ils peuvent être sur support physique ou informatique, mais doivent être reliés en fin d'exercice. La durée de conservation est de 4 ans, et jusqu'à 9 ans pour les biens d'investissement.

Organisation du système comptable de base

Planification du système d'enregistrement

Lorsqu'une entreprise démarre, elle doit organiser son système comptable. Pour cela, plusieurs facteurs sont à prendre en compte :

• Le volume et l'ampleur des opérations
• La complexité de l'entreprise
• Les besoins spécifiques en matière d'information et de contrôle
• L'organisation interne de l'entreprise

Éléments clés du système comptable

1. Conformité légale : Respecter la législation fiscale et commerciale concernant les livres et registres obligatoires.
2. Valorisation des actifs : Enregistrer et valoriser correctement les actifs de l'entreprise en établissant des comptes et sous-comptes appropriés.
3. Gestion des stocks : Contrôler et identifier les stocks (matières premières, marchandises, etc.) en détail (valeur, quantité). Un livre auxiliaire d'inventaire peut être utilisé.
4. Suivi des dettes : Contrôler les montants dus aux fournisseurs et créanciers, ainsi que les échéances et les méthodes de paiement, via un grand livre des dettes.
5. Suivi des créances : Surveiller les montants dus par les clients et débiteurs, ainsi que les échéances et les méthodes de paiement, via un grand livre des créances.

Livres et documents auxiliaires

• Livre de caisse auxiliaire : Pour contrôler les encaissements et les décaissements en espèces.
• Livre auxiliaire des fournisseurs et créanciers : Pour suivre les achats et les montants dus par fournisseur.
• Livre auxiliaire des clients et débiteurs : Pour enregistrer les ventes et les montants dus par client.
• Livre auxiliaire de banque : Pour suivre les mouvements des comptes bancaires.

Modèles de livres et registres auxiliaires

• Livre de stock : Contrôle les entrées et sorties du stock, avec une fiche par produit (date, quantité, prix, valeur, solde).
• Livres auxiliaires pour le suivi des paiements : Permettent de savoir à qui payer, les conditions, le montant et le mode de paiement.
• Livres auxiliaires pour le suivi des encaissements : Permettent de suivre les créances en circulation, les conditions, les montants, etc.

Pièces justificatives pour la comptabilisation

Chaque opération commerciale doit être appuyée par au moins un document justificatif. Tous ces documents doivent être transmis au service comptable. Les plus courants sont :

1. Les factures émises et reçues.
2. Les factures rectificatives (avoirs) émises aux clients ou reçues des fournisseurs.
3. Les documents de gestion de stock (bons d'entrée, bons de sortie).
4. Les preuves de paiement et d'encaissement (relevés bancaires, reçus, etc.).

Tous les documents doivent être classés, triés et facilement traçables. Il est essentiel de conserver une copie de chaque document.

Comptabilisation des opérations initiales

Lors du démarrage d'une activité, plusieurs opérations initiales doivent être comptabilisées :

Apport initial en capital

Les apports sont enregistrés au crédit des comptes de capitaux (ex: compte 101 "Capital social" ou 108 "Compte de l'exploitant"). En contrepartie, les comptes d'actifs correspondants sont débités (ex: compte 512 "Banque", 530 "Caisse" ou comptes de la classe 2 pour les apports en nature).

Acquisition d'immobilisations et frais d'établissement

Comptes d'immobilisations incorporelles

Classe 20 : brevets, marques, concessions administratives, etc.

Comptes d'immobilisations corporelles

Classes 21, 22 et 23 : terrains, constructions, installations, matériel de transport, mobilier, etc.

Fournisseurs d'immobilisations

Les dettes envers les fournisseurs d'immobilisations sont enregistrées dans des comptes spécifiques (ex: compte 404), en distinguant le court et le long terme.

Frais spécifiques à la constitution

Les frais liés à la création de l'entreprise (honoraires, etc.) sont enregistrés dans des comptes de charges (Classe 6).

TVA sur les acquisitions et frais

La TVA payée sur les achats d'immobilisations et les frais de démarrage est enregistrée dans le compte 44562 "TVA sur immobilisations" et est généralement déductible.

Modalités d'évaluation

Les immobilisations sont valorisées à leur coût d'acquisition ou de production, incluant tous les coûts additionnels nécessaires à leur mise en service.

Souscription aux services de base

Cela inclut les contrats pour l'électricité, l'eau, le téléphone, l'accès à Internet, etc. Les dépenses correspondantes sont enregistrées dans les comptes de charges appropriés (Classe 6).

Location de biens immobiliers

Lorsqu'une entreprise loue des locaux, plusieurs écritures comptables sont nécessaires :

• Loyer : Le montant du loyer est enregistré en charge (compte 613 "Locations").
• Dépôt de garantie : Le dépôt versé est enregistré comme une immobilisation financière (compte 275).
• TVA : La TVA sur le loyer (si applicable) est enregistrée dans le compte de TVA déductible (44566).
• Retenue à la source : Si une retenue à la source est appliquée, elle est enregistrée dans un compte de dettes envers l'État (compte 4457).