Créer un rapport avec l'Assistant de base de données

Utiliser l'Assistant de création de rapport

Un autre moyen plus rapide est, depuis la fenêtre Base de données avec l'objet Rapports sélectionné, de double-cliquer sur Créer le rapport en utilisant l'assistant. La première fenêtre apparaît : elle nous invite à choisir les champs à inclure dans le rapport.

Sélection des sources et des champs

D'abord, sélectionnez la table ou la requête dans laquelle capturer les données dans la zone Tables / Requêtes ; ce sera la source de ce rapport. Si les données proviennent de plusieurs tables, il est préférable de créer une requête préalable et de choisir ensuite cette requête comme source du rapport.

Ensuite, sélectionnez les champs en cliquant sur le champ pour le sélectionner puis sur le bouton > (ou double-cliquez simplement sur le champ). Si vous vous trompez de champ, appuyez sur la touche < pour le retirer de la liste des champs sélectionnés. Vous pouvez sélectionner tous les champs à la fois en cliquant sur le bouton >> ou tout effacer avec le bouton <<, puis cliquez sur Suivant.

Définir les niveaux de regroupement

Dans la liste, choisissez les niveaux de regroupement au sein du rapport. Nous pouvons regrouper les enregistrements de nombreuses manières pour chaque élément et ajouter un en-tête et un pied de groupe (le pied de groupe affiche généralement le total du groupe).

Pour ajouter un niveau de regroupement, cliquez sur le champ souhaité dans la liste de gauche et cliquez sur le bouton > (ou double-cliquez directement sur le champ). La partie droite montre un schéma indiquant la structure de notre rapport. Dans les zones centrales, les données s'affichent pour chaque enregistrement (par exemple, un groupe de personnes avec un code postal). Pour supprimer un niveau de regroupement, cliquez sur l'en-tête du groupe pour le sélectionner et appuyez sur le bouton <.

Priorité et options de regroupement

Si l'on change l'ordre des groupes, utilisez les boutons de priorité : la flèche vers le haut pour monter le niveau du groupe sélectionné et la flèche vers le bas pour le descendre. Avec le bouton Options de regroupement, on peut affiner le clustering. En cliquant sur ce bouton, la boîte de dialogue suivante s'affiche : elle présente les différents groupes définis, le champ qui définit chaque groupe et les intervalles de regroupement. Ici, nous pouvons choisir d'utiliser la valeur complète ou seulement la première lettre, les deux premières, etc. Après avoir appuyé sur OK, on retourne à la fenêtre précédente. Une fois les niveaux définis, cliquez sur Suivant.

Options de tri et calcul des totaux

Sur l'écran suivant, vous pouvez choisir de trier les enregistrements par un maximum de quatre champs. Sélectionnez le champ de tri et choisissez l'ordre Croissant ou Décroissant (cliquez sur le bouton pour basculer entre les deux). Nous pouvons choisir un ordre de tri différent pour chaque champ. Cet écran permet également d'ajouter des totaux presque automatiquement en cliquant sur le bouton Options de résumé dans la boîte de dialogue correspondante.