Fonctionnement des organes collégiaux et sessions plénières

Assistance et élaboration de l'ordre du jour

Le Président peut demander l'assistance des membres du Conseil d'administration ou, s'il n'existe pas, de l'adjoint au maire. Il peut également juger approprié de solliciter des porte-paroles pour les groupes de la Collectivité. L'ordre du jour ne peut inclure des questions qui ont déjà été vérifiées, informées ou soumises à la consultation de la Commission des rapports pertinents.

Le Président, pour des motifs d'urgence dûment justifiée, peut inclure à l'ordre du jour, de sa propre initiative ou à la suggestion de l'un des orateurs, des questions qui n'ont pas déjà été indiquées par l'information de la Commission. Dans ce cas, un accord peut être pris sur ces questions sans que la session plénière ne doive ratifier son inclusion. L'ordre du jour des sessions ordinaires doit toujours inclure le point des demandes et questions.

Lieu des réunions et usage des langues officielles

La Chambre tient ses réunions à la mairie, au palais, siège provincial de la Collectivité ou de l'organisme concerné. Sauf en cas de force majeure, l'appel ou la décision du maire ou du président, notifiée antérieurement à tous les membres, permettra d'utiliser un autre bâtiment ou lieu à cet effet.

Les appels pour les réunions, les ordres du jour, les motions, les avis dissidents, les résolutions proposées et les avis des comités d'information sont rédigés, en tout cas, en espagnol et dans la langue officielle de la Communauté Autonome quand la loi le prévoit. Dans les débats, la langue espagnole ou la langue co-officielle de la Communauté Autonome respective peuvent être utilisées de façon interchangeable.

Unité d'action et publicité des sessions

Toute réunion, ordinaire ou extraordinaire, doit respecter le principe de l'unité d'action et veiller à débuter le même jour. Si la session se termine sans avoir discuté et résolu toutes les questions à l'ordre du jour, le président peut ajourner la réunion. Dans ce cas, les sujets non abordés ne seront pas inclus d'office dans l'ordre du jour de la prochaine session.

Les séances plénières sont publiques. Cependant, le débat et le vote peuvent être secrets pour les questions portant atteinte au droit fondamental des citoyens visé à l'article 18.1 de la Constitution espagnole, lorsqu'une décision est prise à la majorité absolue.

Quorum et modalités de vote

Pour une constitution valable de la séance plénière, l'assistance d'un tiers du nombre total des membres de la Collectivité est requise, ce nombre ne pouvant jamais être inférieur à trois. Le quorum doit être maintenu pendant toute la session. Dans tous les cas, l'assistance du Président et du Secrétaire de la Collectivité, ou de leurs remplaçants légaux, est requise.

Le vote intervient une fois le débat sur une question terminé. Le Président doit indiquer clairement les conditions et les modalités du vote. Une fois commencé, il ne peut être interrompu ; l'usage de la parole n'est plus accordé et personne ne peut entrer ou sortir de la salle. Le Président déclare le vote terminé conformément à ce qui a été convenu. Le secrétaire procède au décompte, proclame à haute voix le résultat et le Président proclame la résolution adoptée.

Règles de majorité

• Majorité simple : lorsque les votes favorables sont plus nombreux que les votes contre.
• Majorité absolue : lorsque le vote positif représente plus de la moitié des membres.

Le vote est personnel et non délégable. Les modes de scrutin sont :

• Ordinaire : manifesté par des signes conventionnels d'approbation, de retrait ou d'abstention.
• Nominal : votes par ordre alphabétique des noms de famille, le président votant en dernier. Chaque membre énonce « oui », « non » ou « je m'abstiens ».
• Secret : par bulletins déposés dans une urne.

Le vote ordinaire est le plus utilisé. Le vote nominal doit être approuvé par une majorité simple. Le secret est réservé à l'élection ou à la destitution de personnes.

Contenu certifié des procès-verbaux

Lors de chaque session, le Secrétaire établit un rapport certifié indiquant :

• Lieu de la réunion et nom de la municipalité ;
• Jour, mois et année ;
• Heure de début ;
• Nom du président et des membres présents ou absents ;
• Caractère ordinaire ou extraordinaire de la réunion ;
• Présence du Secrétaire ou de son remplaçant ;
• Synthèse des questions traitées et interventions des groupes ;
• Résultats des votations et accords adoptés ;
• Heure à laquelle le Président lève la séance.

Si la séance n'est pas tenue par manque de participants, le greffier doit fournir un certificat attestant de la situation et mentionnant les personnes présentes.

Fonctionnement des organes collégiaux

Les organes collégiaux sont ceux qui apparaissent comme les plus naturels. Cette pluralité de personnes n'a de sens que par opposition au juge unique. Les rencontres, les débats et le vote sont les canaux menant à la formation obligatoire de la volonté. La cohérence logique exige un minimum de deux personnes.

Le cadre d'étude est défini par la Loi 30/92 (articles 22 à 27) sous la rubrique « personnes morales ». Les points clés sont :

• Statut juridique des personnes morales.
• Sujets impliqués : le Président (représentant), les Membres et le Secrétaire (garant de la mémoire via le dossier).
• Appel pour les sessions : processus de convocation des membres.
• Réunion : lieu de formation de la volonté par délibération.
• Procès-verbal : document exprimant les décisions et constituant la mémoire du collège.

Types de sessions et procédures d'urgence

Les sessions se divisent en trois catégories :

1. Sessions ordinaires

Leur fréquence est préréglée par accord de la plénière lors d'une session extraordinaire convoquée par le maire dans les trente jours suivant la constitution de la Collectivité. La limite trimestrielle est fixée par l'article 46.2 a) de la loi 7-1985 du 2 avril.

2. Sessions extraordinaires

Elles sont convoquées par le maire de sa propre initiative ou à la demande d'au moins un quart des membres. La demande doit être écrite, motivée et signée. Le maire fixe l'ordre du jour. La session doit se tenir dans les quatre jours suivant la demande et ne peut être retardée de plus de deux mois.

3. Sessions d'urgence

Convoquées lorsque l'urgence ne permet pas de respecter le préavis minimal de deux jours ouvrables requis par la Loi 7-1985. Le premier point de l'ordre du jour doit être la ratification de l'urgence par la plénière. Si elle n'est pas reconnue, la séance est levée.

La procédure prévoit que le Président appelle à toutes les séances. L'appel est accompagné de l'ordre du jour détaillé et du projet de procès-verbal de la réunion précédente. Entre l'appel et la réunion, un délai minimal de deux jours doit être respecté, sauf en cas d'urgence. L'ordre du jour est fixé par le maire avec l'assistance du Secrétariat.