Guide complet de l'administration et gestion de projet

Définition de l'administration

Le terme « administration » provient du préfixe « ad » (pour) et de « ministratio » (ministre), signifiant subordination ou obéissance. Il désigne une fonction placée sous le commandement d'autrui pour fournir un service.

• GP Terry : « Elle consiste à atteindre un objectif prédéterminé grâce aux efforts des autres. »
• Henry Fayol : « Elle est prévue pour gérer, organiser, commander, coordonner et contrôler. »
• Définition générale : La fonction de faire avancer les choses ou d'obtenir des résultats à travers les autres.

Principes fondamentaux

La coordination se réfère à une manière harmonieuse de prendre des mesures. Les fonctions de gestion se distinguent par :

• Universalité : Le phénomène administratif survient dès qu'il existe un organisme social nécessitant une coordination systématique.
• Spécificité : Bien qu'accompagnée d'autres phénomènes, l'administration est spécifique et distincte.
• Hiérarchie et unité : Tous les responsables d'un organisme social sont impliqués à divers degrés dans l'administration.
• Unité de temps : Malgré des étapes distinctes, le phénomène administratif est unique et présent à tout moment dans la vie d'une entreprise.

Rôle et fonctions selon Henry Fayol

Le rôle organisationnel consiste à gérer, diriger et commander. Fayol repose sur trois aspects : la division du travail, le processus administratif et les critères techniques.

Les six types d'opérations

1. Techniques : Production et fabrication.
2. Commerciales : Achat, vente et échange.
3. Financières : Gestion du capital.
4. Sécurité : Protection des biens et des personnes.
5. Comptabilité : Inventaires, bilans et statistiques.
6. Gestion : Contrôle, prévision, organisation et coordination.

Note : Aujourd'hui, on y ajouterait les opérations de recherche et développement.

Les 5 éléments de l'administration

• Prévoir : Planification et programmes.
• Organiser : Construire le corps physique et social.
• Diriger : Guider le corps social.
• Coordonner : Lier et harmoniser les efforts.
• Contrôler : S'assurer du respect des règles et commandes.

Structure organisationnelle

La structure définit comment les tâches sont divisées, regroupées et coordonnées. Les questions clés incluent la départementalisation, la chaîne de commandement, l'étendue des responsabilités, la centralisation et la formalisation.

Types de structures

• Structure simple : Faible départementalisation, autorité centralisée.
• Bureaucratie : Tâches routinières, règles formalisées, spécialisation élevée.
• Structure matricielle : Lignes doubles d'autorité (fonctionnelle et produit).
• Modèles modernes : Structures d'équipe, organisations virtuelles et sans frontières.

Gestion de projets de construction

La gestion de projet vise à garantir la conception, le respect des délais, des coûts et de la qualité. Elle implique le client, le maître d'ouvrage et l'entreprise de construction.

Types de contrats

• Forfaitaire : Montant global défini, risque porté par l'entreprise.
• Administration : Frais de gestion basés sur un pourcentage.
• Prix unitaire : Basé sur les quantités réellement utilisées.

Classification des projets

• Résidentiels : Logements individuels, immobiliers, sociaux (SERVIU) ou ONG.
• Services : Hôpitaux, écoles, bâtiments publics (MOP).
• Industriels : Usines et installations complexes.
• Travaux routiers : Routes, ponts et tunnels.

Tout projet immobilier nécessite une faisabilité technique, juridique et économique pour être viable.