Guide complet du processus d'achat en entreprise

Étapes du processus d'achat

Pour connaître le marché, l'entreprise doit analyser les informations concernant la production, la distribution et la vente de matières premières afin de définir sa politique d'achat. Les sources d'information incluent : Internet, organismes gouvernementaux, revues et bases de données.

Ensuite, pour évaluer les besoins, il convient d'analyser les quantités nécessaires. Les entreprises centralisent leurs achats via un service dédié qui reçoit des demandes internes (bons de commande). Le personnel responsable doit alors examiner et classer ces demandes.

Après évaluation, il s'agit de demander des informations sur les produits et d'analyser des facteurs tels que :

• Prix et qualité
• Délais et fiabilité de livraison
• Continuité et flexibilité
• Niveau technologique et localisation du fournisseur

Un appel d'offres est requis pour les premiers achats, les coûts élevés ou pour diversifier le portefeuille de fournisseurs.

Recherche et sélection des fournisseurs

Cette étape consiste à établir une liste de fournisseurs potentiels. La sélection repose sur :

• La qualité des produits
• Le respect des délais contractuels
• Le prix compétitif
• Le service client et la garantie
• La réputation et la technologie utilisée

Négociation et suivi

La phase de négociation et exécution permet de clarifier les points non spécifiés. Enfin, la vérification et surveillance assurent que le matériel reçu est conforme aux accords. Une relation réussie favorise la pérennité des échanges.

Direction des Achats

La direction des achats acquiert les biens et services nécessaires aux objectifs de l'entreprise. Ses fonctions incluent :

• La gestion des opérations d'achat et la liaison entre départements.
• La réglementation des relations fournisseurs (traitement équitable).
• L'ajustement aux besoins des employés.

Politique d'achat et types de contrats

Le contrat fixe les conditions définitives d'acquisition. Selon le marché, on distingue :

• Marchés stables : Produits industriels peu sensibles à l'offre et la demande à court terme.
• Marchés instables : Matières premières mondiales soumises à la spéculation, aux conditions météo et aux facteurs économiques.

Selon l'origine des besoins :

• Cycliques : Achats ordinaires.
• Spéciaux : Investissements importants.
• Saisonniers : Liés aux saisons.
• Instantanés : Besoins quotidiens.
• Opportunités : Achats réalisés lorsque les prix sont bas.

Le Comakership désigne une gestion de la relation acheteur-fournisseur basée sur des objectifs communs.

Classification des fournisseurs

• Niveau III (Classique) : Négociations basées sur le prix et la qualité minimale, commandes à court terme.
• Niveau II (Opérationnel) : Partenariat à long terme, qualité garantie, livraisons fréquentes en petits lots, pas de stock.
• Niveau I (Partenaire) : Coopération en R&D, investissements conjoints et échange constant d'informations technologiques.

Réglementations et outils

Normes ISO 9000

• ISO 9001 : Exigences minimales pour un système de management de la qualité (interne ou contractuel).
• ISO 9004 : Lignes directrices pour aller au-delà de l'ISO 9001 et viser l'amélioration continue.

E-procurement

L'e-procurement désigne l'achat et la vente de biens et services via des plateformes web connectant acheteurs et vendeurs qualifiés.

Outsourcing (Externalisation)

Processus économique consistant à confier certaines tâches à une firme externe via un contrat. L'entreprise peut fournir les ressources (logiciels, matériel) ou déléguer l'intégralité de la gestion du personnel spécialisé.