Guide de gestion des réunions et des négociations

Éléments essentiels de la réunion

• Participants : L'idéal se situe entre 5 et 7 personnes. Il n'est pas recommandé de dépasser 10 participants.
• Durée : À définir selon les besoins spécifiques.
• Thème et but de la réunion : Définis par l'ordre du jour.
• Le lieu : L'espace physique ne devrait pas être trop important et doit être correctement conditionné.

Objectifs de la réunion

• Information : Transmission d'informations pour le travail et la résolution des problèmes.
• Délibérative et consultative : Pour étudier les problèmes de l'équipe, le travail effectué et analyser les propositions.
• Formative : Transmission d'informations utiles pour les participants.
• Décideurs : Prise de décision sur une question soulevée.

Classification par nombre de participants

• Petit groupe : 3 à 7 personnes. L'objectif est l'efficacité ; les décisions se prennent facilement.
• Moyen groupe : 8 à 20 personnes. Ce format n'est pas approprié pour la prise de décisions.
• Grand groupe : 20 à 40 personnes. Utilisé pour la transmission d'informations et de propositions.
• Assemblée : Plus de 40 personnes avec ses propres objectifs.

Classification par contenu

• Information descendante : Des dirigeants et directeurs vers les employés.
• Information ascendante : Des participants de la réunion vers les organisateurs de celle-ci.
• Information horizontale : Entre personnes ayant la même position dans la société.
• Réunions formelles : Réunions déjà établies et structurées.
• Réunions informelles : Par exemple, prendre une tasse de café avec un ami, etc.

Phases d'une réunion

Planification

Définition des besoins et des objectifs, établissement de l'ordre du jour, choix des participants et du lieu de la réunion.

Préparation

Rédaction de l'ordre du jour, précision des objectifs de la réunion, du lieu et de la date.

Déroulement de la réunion

La présence d'un modérateur est importante. Il doit lire l'ordre du jour, générer un résumé des conclusions à la fin et examiner les résultats pour voir s'il y a des problèmes.

Difficultés dans les réunions

• Le manque d'engagement : Être en retard, regarder l'heure, etc.
• Attitude récalcitrante au début : Ne pas donner son avis. Il faut encourager la participation.
• Longue durée de la réunion : Le temps recommandé est de 90 minutes.
• Manque de contrôle de l'ordre du jour : Le modérateur devrait s'appuyer sur ce sujet pour assurer la continuité.
• Le manque de mise en œuvre des questions convenues : Il est nécessaire de prendre des notes sur les accords conclus.

La négociation

La négociation est le processus par lequel les deux parties impliquées dans un même sujet peuvent résoudre les problèmes qui en découlent. Des marchés sont conclus en recherchant un avantage individuel ou collectif, afin d'obtenir des résultats qui servent leurs intérêts mutuels.

Éléments de la négociation

• Objet et parties de la négociation : Les personnes qui vont négocier.
• Sujet de discussion : Le sujet qui se rapporte aux deux parties.
• Polémique : La situation des positions contradictoires entre les parties concernant le thème commun. Si elle n'existait pas, il n'y aurait pas besoin de négocier, parce que les deux auraient les mêmes intérêts.
• Conclusion du processus de négociation : Nous nous sommes accordés ou non.

Types de négociation

La négociation d'entreprise : Elle est développée dans le cadre de la représentation en milieu de travail entre l'entreprise et les travailleurs.