Guide de la Structure et de l'Organisation d'Entreprise

La structure de l'organisation

La structure organisationnelle se compose de cinq éléments clés :

1. La haute direction : les personnes qui prennent les décisions stratégiques et fixent les objectifs généraux de l'entreprise.
2. Les cadres intermédiaires : cadres moyens ou chefs de département. Exemple : ils relient les objectifs généraux de l'entreprise à des départements spécifiques.
3. La base d'opérations : techniciens et ouvriers.
4. La technostructure : les analystes et experts dans les fonctions de gestion et d'exploitation. Ils ne participent pas directement au travail productif, mais conçoivent, planifient et préparent le travail de ceux qui le font.
5. La structure de soutien : personnel fournissant des conseils personnalisés aux gestionnaires.

Relations dans la structure organisationnelle

1. Relations formelles : elles sont définies à l'avance par la direction et communiquées aux autres membres de l'organisation.
2. Relations informelles : ce sont des relations qui se présentent spontanément à la suite des interactions entre les personnes au sein de l'entreprise.

Principes de la structure de l'organisation

1. Principe d'autorité et de hiérarchie : les niveaux d'autorité doivent être organisés hiérarchiquement en fonction du degré de responsabilité.
2. Principe d'unité de gestion : il doit y avoir une direction unique.
3. Principe d'unité de commande : chaque subordonné devrait avoir un seul supérieur hiérarchique direct.
4. Principe de délégation : le supérieur doit déléguer certaines tâches à des subalternes.
5. Principe de décentralisation : délégation de pouvoirs pour prendre des décisions sur une base continue.
6. Principe de division du travail et spécialisation : décomposition des tâches entre différentes personnes.
7. Principe de départementalisation : les différentes tâches ou fonctions sont regroupées dans des départements qui coordonnent les relations au sein de l'entreprise.
8. Principe de coordination : entre les personnes ou départements de même niveau hiérarchique, il doit y avoir un certain niveau de coordination.
9. Principe de motivation et participation : il doit y avoir des moyens de motiver les employés et d'encourager leur participation.
10. Principe de communication : le système de communication de l'entreprise doit fonctionner en amont, en aval et horizontalement.

L'organigramme de l'entreprise

L'organigramme est la représentation graphique de la structure organisationnelle de l'entreprise. Pour être utile, il doit :

• S'adapter à la réalité qu'il représente.
• Être clair, concis et compréhensible.
• Être mis à jour régulièrement.

Les zones fonctionnelles et départements

Un département est un groupe de personnes partageant une gamme d'objectifs, de fonctions ou de tâches communes.

Critères de départementalisation

1. Selon le processus de production : avantage de spécialisation par processus.
2. Selon les fonctions : avantage de spécialisation par fonction.
3. Selon les clients.
4. Selon les zones géographiques.
5. Selon les produits ou services.

Les 5 fonctions principales de l'entreprise

1. Production : joue un rôle technique dans le contrôle de l'ensemble des processus, méthodes et technologies de production de biens.
2. Secteur commercial (Marketing) : responsable de la fixation des prix, de la distribution et de la promotion.
3. Service des finances : fournit les fonds nécessaires au coût minimal et investit les excédents pour une rentabilité maximale.
4. Département des Ressources Humaines : définit la politique RH pour que le personnel soit motivé et intégré à l'entreprise.
5. Administration (Quartier) : sa principale fonction est de contrôler la documentation.

Relations inter-départementales

• Relations d'autorité : ne se produisent pas lorsque tous les départements ont le même niveau hiérarchique.
• Relation fonctionnelle.
• Relations d'information : lorsqu'un département a besoin d'informations d'un autre pour remplir sa fonction.
• Relations de coordination : pour atteindre les objectifs globaux, les départements doivent coordonner leurs fonctions.
• Relations de décision : parfois, la prise de décision implique l'intervention de plusieurs départements.

Le département des Ressources Humaines

Fonctions de gestion du personnel

1. Planification des effectifs.
2. Description de poste.
3. Recrutement et sélection du personnel.
4. Accueil des nouveaux travailleurs.
5. Évaluation des emplois et rémunération.
6. Évaluation de la performance.

Fonctions administratives du personnel

1. Préparation de la paie.
2. Démarches auprès de la Sécurité sociale.
3. Contrôle de l'absentéisme.
4. Gestion des violations et des pénalités.
5. Formalités liées à l'embauche.
6. Formalités liées à la cessation d'emploi.