Le Processus Administratif : Guide Complet du Management

Le processus administratif

Le processus administratif est la démarche que chaque entreprise doit adopter pour déployer un avantage concurrentiel. C'est un processus fondamental de l'administration, divisé en quatre grandes activités :

• Planification : Décision sur les objectifs, définition des plans pour les atteindre et planification des activités.
• Organisation : Gestion des ressources et des activités pour atteindre les objectifs. Définition des organismes et des postes.
• Direction : Désignation des responsables pour répondre aux objectifs.
• Contrôle : Définition de normes pour mesurer la performance.

La planification comme source administrative

La planification prépare le terrain pour les autres fonctions. Lorsqu'elle est bien réalisée, elle crée une plateforme solide pour le travail administratif afin d'organiser, diriger et contrôler efficacement.

L'entrepreneur

Un entrepreneur donne vie à de nouvelles idées de produits ou de services. Ses caractéristiques principales sont :

• Contrôle interne inné.
• Haut niveau d'énergie.
• Grand besoin de réalisation.
• Tolérance à l'ambiguïté.
• Confiance en soi.
• Orientation vers l'action.

L'organisation comme fonction administrative

L'organisation initie le processus de mise en œuvre en définissant clairement les postes et les relations hiérarchiques.

Qu'est-ce que la structure organisationnelle ?

C'est le système de tâches, de relations hiérarchiques et de canaux de communication qui relie le travail de tous les individus et groupes au sein de l'organisation.

Organisation formelle et informelle

L'organisation formelle est un système structuré : fonctions, tâches, responsabilités, droits et procédures. La structure informelle, quant à elle, est composée des relations de travail officieuses entre les membres de l'organisation.

Leadership et autorité

Le leadership est l'influence interpersonnelle exercée dans une situation donnée, dirigée par le processus de communication humaine pour atteindre des objectifs spécifiques (Chiavenato). L'autorité est le droit lié à une fonction permettant d'influencer les décisions affectant autrui.

Résolution des conflits

Un conflit est une situation risquée pour l'entreprise, caractérisée par des divergences d'opinions et des discussions entre deux groupes.

• Négociation : Processus dynamique où les parties tentent de résoudre leurs différences directement.
• Médiation : Variante de la négociation impliquant un tiers (le médiateur).
• Règlement : Collaboration d'une partie neutre qui aide à trouver une solution.
• Arbitrage : Système où les parties soumettent leur différend à la décision d'un tiers.
• Évaluation neutre : Intervention d'un tiers pour clarifier une situation contentieuse et faciliter un règlement.

Approches du leadership

• Approche par les traits : Se concentre sur les caractéristiques personnelles du leader.
• Approche comportementale : Axée sur le comportement du leader envers ses partisans.
• Approche situationnelle : Se concentre sur l'adéquation entre le leader et la situation.
• Approche charismatique : Se concentre sur les qualités visionnaires et inspirantes.

Modèles et théories du leadership

• Modèle de Hersey-Blanchard : Les dirigeants adaptent leur style selon la maturité de leurs collaborateurs.
• Théorie de Vroom-Jago : Aide à choisir la meilleure méthode de prise de décision (individuelle, consultative ou consensuelle).
• Théorie du chemin-but (House) : Le leader efficace clarifie la voie à suivre pour atteindre les objectifs.
• Leadership transformationnel : Utilise le charisme pour mener les systèmes vers de nouveaux modèles de haute performance.
• Leadership transactionnel : Aligne les tâches, les récompenses et les structures pour atteindre les objectifs organisationnels.

Le contrôle

Le processus de contrôle comprend :

• Établir des normes.
• Mesurer les résultats.
• Apporter des corrections.
• Assurer le suivi (commentaires).

Approches du contrôle

• Approche classique : Basée sur la stabilité, l'information parfaite, l'efficacité de la production et le contrôle des coûts.
• Approche moderne : Basée sur l'interaction avec l'environnement, le client et l'analyse stratégique dynamique.