Processus de Prise de Décision et Mécanismes de Contrôle

La prise de décision

La prise de décision est le processus par lequel un choix est effectué parmi plusieurs alternatives ou façons de résoudre différentes situations de la vie. Celles-ci peuvent se produire dans différents contextes : au travail, en famille, dans le domaine sentimental, en affaires, etc. C'est-à-dire qu'à tout moment, nous prenons des décisions ; la différence entre chacune d'elles réside dans le processus ou la façon dont elles sont atteintes.

Les cinq étapes du processus de décision

Étape 1 : Nécessité de prendre une décision

La décision commence quand une personne est confrontée à une situation nouvelle impliquant des menaces (par exemple, une chirurgie ou un arrêt de travail pour des raisons de santé) ou des opportunités (telles que s'installer dans une autre ville, choisir une carrière ou se marier). Pour qu'il s'agisse d'une situation de décision, un choix doit être fait entre, au moins, deux alternatives.

Une attitude souhaitable à ce stade est d'examiner si la menace ou l'opportunité est suffisamment importante pour justifier l'effort de prendre une décision.

Étape 2 : Dresser la liste des alternatives ou options

Une fois que l'on accepte la nécessité de prendre une décision, nous analysons les objectifs qui lui sont associés et cherchons des alternatives ou des options disponibles pour les atteindre.

Étape 3 : Évaluation des options disponibles

À ce stade, la liste générée à l'étape précédente est étudiée avec soin. On laisse circuler librement les sentiments et les pensées ; les arguments qui soutiennent chacune des alternatives sont analysés et évalués, et une relation est établie entre les choix personnels et les priorités. En d'autres termes, on considère les avantages et les limites de chaque solution.

Étape 4 : La décision provisoire

Après l'évaluation de chaque solution, une option privilégiée émerge. L'accent est mis sur celle-ci, perçue comme la plus convenable, et les autres options sont éliminées pour ouvrir la voie à l'option choisie.

La personne considère la façon de mettre en œuvre la décision et la manière de transmettre son intention aux autres. Avant de permettre à d'autres de connaître la ligne d'action choisie, surtout si elle est controversée, et avant d'y renoncer, elle élabore des stratégies pour assurer le succès de la nouvelle décision et éviter la désapprobation d'autrui. En outre, elle étudie les renseignements recueillis sur les difficultés pratiques susceptibles de survenir lors de la mise en œuvre de la décision, pense à la façon de les surmonter et établit des plans au cas où des pertes se matérialiseraient.

Étape 5 : Engagement et ajustement de la décision

À ce stade, on met en œuvre la décision provisoire. La solution choisie se transforme en action, c'est-à-dire qu'elle y consacre ses sentiments et ses pensées, ainsi que le temps et l'énergie investis, et qu'elle rejette enfin complètement les options non choisies. La personne est satisfaite du choix et l'assume avec optimisme.

Si des incidents mineurs se produisent, la personne peut vaciller temporairement, mais elle maintient sa décision. Cependant, si elle rencontre des difficultés, une perte plus grave ou de l'insatisfaction, elle peut reprendre les étapes successives pour trouver une meilleure solution, mais cette fois avec l'avantage de l'expérience et de l'apprentissage obtenus.

Les types de décisions

Les décisions programmées

Ce sont celles qui ont souvent été prises, c'est-à-dire qu'elles sont répétitives et qu'il devient routinier de les prendre. Elles concernent la résolution de problèmes qui se produisent avec une certaine régularité, car il existe une méthode de solution bien établie et des mesures déjà connues pour remédier à ces problèmes. La personne qui prend une telle décision n'a pas besoin de concevoir une nouvelle solution, mais se laisse simplement régir par ce qui a été suivi précédemment.

Les décisions programmées sont prises conformément aux politiques, procédures ou règles, écrites ou non écrites, qui facilitent la prise de décision dans des situations récurrentes parce qu'elles limitent ou excluent les solutions de rechange.

Par exemple, les gestionnaires ont rarement à s'inquiéter du niveau de salaire d'un nouvel employé car, en règle générale, les organisations disposent d'une échelle de salaires et de traitements pour tous les postes. Il existe des procédures de routine pour traiter les problèmes courants.

Les décisions non programmées

Ce sont des décisions prises face à des problèmes ou des situations qui ne surviennent pas souvent, ou qui nécessitent un modèle de processus ou une solution spécifique. Par exemple, pour le « lancement d'un nouveau produit sur le marché », il est nécessaire de suivre un modèle de décision afin de produire une solution spécifique à ce problème particulier.

Les décisions non programmées résolvent les problèmes inhabituels ou exceptionnels. Si un problème ne se présente pas assez souvent pour être couvert par une politique, ou s'il est si important qu'il mérite un traitement spécial, il doit être traité comme une décision non programmée.

Le contrôle administratif

Le contrôle est une étape essentielle dans l'administration car, même si une entreprise a de grands projets, une structure organisationnelle appropriée et une gestion efficace, l'exécutif ne peut pas vérifier la situation réelle de l'organisation s'il n'y a pas de mécanisme permettant de confirmer et de rapporter si les actes sont en ligne avec les objectifs.

La notion de contrôle est très générale et peut être utilisée dans le contexte organisationnel pour évaluer la performance globale par rapport à un plan stratégique. Le contrôle est destiné à garantir que les événements se déroulent conformément aux plans mis en place.

Exigences de contrôle

• Correction des fautes et des erreurs : le contrôle doit détecter et indiquer les erreurs de planification, d'organisation et de direction.
• Anticiper les futurs échecs ou erreurs : le contrôle, en détectant et en indiquant les erreurs en cours, devrait permettre d'éviter les erreurs futures, que ce soit au niveau de la planification, de l'organisation ou de la direction.

Les étapes de contrôle

Établir des normes et des méthodes de mesure

Cela représente un plan idéal. Les buts et les objectifs établis dans le processus de planification sont définis en termes clairs et mesurables, incluant des délais précis.

Mesurer les résultats

À bien des égards, c'est l'étape la plus simple du processus de suivi, malgré les difficultés qui auraient pu survenir lors des deux premières étapes. Maintenant, il s'agit de comparer les résultats mesurés avec les objectifs ou critères préalablement établis. Si les résultats correspondent aux règles, les gestionnaires peuvent supposer que « tout est sous contrôle ».

Mesures correctives

Cette étape est nécessaire si les résultats ne satisfont pas aux niveaux fixés et si l'analyse indique que des mesures doivent être prises. Les mesures correctives peuvent impliquer un changement dans une ou plusieurs activités des opérations de l'organisation. De leur côté, elles peuvent révéler des normes inadéquates. Selon les circonstances, une mesure corrective peut impliquer un changement des normes d'origine, plutôt qu'un changement d'activité.

Rétroaction (Feedback)

C'est le processus de contrôle de base ; grâce à la rétroaction, les informations obtenues permettent de rester en conformité avec le système administratif au fil du temps.