Le Registre du Commerce et la Comptabilité des Entreprises

Article 3 : Publicité de l'inscription

I. Le Registre du Commerce et des Sociétés

Le registre est une institution administrative dont le but principal est la publicité des actes enregistrés, et il réalise également d'autres fonctions assignées par la loi. L'entrepreneur individuel n'est pas tenu de s'inscrire au registre. Cependant, cela entraîne un certain nombre de conséquences : si un employeur ne s'inscrit pas, il ne peut prétendre à l'inscription d'aucun acte ou contrat relatif à son activité. L'objectif principal du registre est de publier certaines situations juridiques des sujets inscrits, mais ce n'est pas sa seule attribution légale. Il lui correspond également de légaliser les livres de registre des entreprises, ainsi que le dépôt et la publication des comptes annuels des sociétés.

II. Organisation du Registre

Il existe deux types de registres commerciaux :

• Les Registres du Commerce Territoriaux : situés dans les capitales provinciales, ils tiennent une série de livres, à savoir : le journal, les inscriptions, la légalisation, les comptes de dépôt, la nomination d'experts et de commissaires aux comptes, ainsi que l'indice et l'inventaire. À la tête de chaque registre se trouve un conservateur.
• Le Registre du Commerce Central : il rassemble les données de toutes les inscriptions faites par les registres du commerce territoriaux. Il a également deux autres fonctions : la délivrance de certificats sur les dénominations sociales et la publication du Bulletin Officiel du Registre.

III. La publicité formelle

Le registre est un registre public car il vise précisément à permettre la connaissance par des tiers des situations qui y sont inscrites. Pour accéder au contenu du registre, il existe plusieurs procédures prescrites par les règlements, telles que les terminaux informatiques situés dans les bureaux, les documents ou les notes d'information. En règle générale, l'inscription au registre a un caractère déclaratif, ce qui signifie que le registre donne une publicité à un événement qui a déjà eu lieu à l'extérieur.

IV. La publicité matérielle

L'inclusion de tout fait, acte ou contrat dans le registre ne peut se produire que par un document public. On ne peut y inscrire que des documents relatifs à des actes ou contrats conformes aux lois et règlements. Pour chaque sujet qui s'inscrit au registre (parmi ceux prévus à l'article 83), une page personnelle est ouverte. Cette feuille contiendra l'enregistrement de tous les actes, contrats, événements et circonstances relatifs à ce sujet. Concernant la procédure, au moment de la présentation du document au Registre, un récépissé est délivré précisant le type de document, la date et l'heure de présentation. Ensuite, le registraire procède à la « qualification du titre ». Si la qualification est positive, l'inscription définitive est effectuée, mais la date d'enregistrement retenue sera celle de l'inscription au journal.

Article 2 : Documentation et comptabilité générale

I. Obligations comptables de l'employeur

L'article 25 du Code de commerce prévoit l'obligation pour l'employeur de tenir une comptabilité correcte et appropriée à l'activité de l'entreprise. Les comptes de l'entrepreneur sont utiles pour lui-même, car ils lui permettent de connaître la situation financière de son entreprise.

II. Comptabilité formelle

1. Livres de comptes et documentation

Le Code de commerce définit les livres que tout entrepreneur doit nécessairement tenir :

• Le Livre d'inventaire et des comptes annuels : il reflète l'inventaire de fin d'année et les états financiers.
• Le Livre-journal : il enregistre quotidiennement toutes les transactions relatives à l'activité professionnelle.

Si l'employeur est une société, il est tenu de tenir également un Livre des procès-verbaux pour les réunions des organes sociaux. Dans le cas d'une SARL, elle doit aussi tenir un Livre des actions nominatives et un Registre des membres.

2. Secret comptable et communication

Le Code de commerce établit le principe général du secret comptable. Il existe toutefois des exceptions ordonnées par un juge :

• La Communication des livres : une reconnaissance générale des livres de l'employeur, ordonnée dans certains cas prévus par la loi (comme les successions).
• L'Exhibition des livres : limitée aux écritures ayant un intérêt direct dans l'affaire en question.

3. Valeur probante de la comptabilité

En ce qui concerne la valeur probante, les livres ont longtemps été considérés comme une preuve complète des opérations. Cependant, cela a évolué : pour prouver l'existence d'une opération, les livres sont désormais pris en compte comme un élément d'appréciation globale.

III. Comptabilité annuelle et comptes annuels

Le Code de commerce prévoit que chaque année, les employeurs doivent soumettre leurs comptes annuels, composés de :

• Le Bilan : il reflète les biens et droits (actif) ainsi que les obligations (passif).
• Le Compte de résultat : il enregistre les recettes et les dépenses de l'exercice.
• L'Annexe (ou mémoire) : un document qui commente ou développe les informations des deux précédents.

Ces documents doivent présenter une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et des résultats de l'entreprise.

IV. Audit des comptes

La véracité des comptes annuels est garantie par les auditeurs qui, après examen, préparent un rapport sur la fiabilité des documents. Cependant, tous les employeurs ne sont pas tenus au contrôle des comptes. Cette obligation concerne notamment :

• Les sociétés d'assurance, les banques et les caisses d'épargne.
• Les sociétés anonymes et à responsabilité limitée répondant à certains critères de taille ou cotées en bourse.